Notaires & avocats
Une étude notariale, ou un cabinet d'avocat produit, par la force des choses, une masse très importante de papier, ce qui implique un traitement rigoureux d’archives très conséquentes.
Ace bureautique propose des solutions pour optimiser la façon de travailler de ces métiers confrontés à des flux documentaires importants et disposant rarement des technologies qui leur permettraient de simplifier leur façon de travailler. Nous aidons par les solutions et matériel que nous mettons en place les études notariales et les cabinets d'avocats à sauter le pas de cette.
Click & Post : Automatisation de la correspondance
Au fil des années, les archives prennent de plus en plus d’espace dans la cave des études et des cabinets.
Une solution pour réduire le nombre de copies et d’impressions, tout en augmentant l’efficacité du service et en améliorant la gestion des dossiers de l’étude est une solution qui améliore la gestion de ces archives. Dans un premier temps, il s’agit de mettre en place une solution Click & Post pour optimaliser le traitement de la correspondance papier (incl. des courriers recommandés). Ensuite, la numérisation des archives permet de faciliter l’accès aux actes notariaux qui sont accessibles en quelques clics.
En effet, l’application Click & Post est intégrée aux logiciels habituels des études et cabinets pour que les collaborateurs n’aient qu’à cliquer sur le bouton approprié pour envoyer les documents à leurs destinataires sans avoir à traiter l’envoi eux-mêmes. Fini l’impression, la mise sous enveloppe et l’envoi manuel de votre correspondance.
Digitalisation des archives
Pour tirer le maximum de l’application Click & Post, les archives des études doivent eêtre numérisées. Les avantages sont essentiellement le gain de place mais c’est surtout un gain de temps énorme. Quand un client a besoin de la copie d’un acte, il est possible de la lui envoyer en quelques clics. Il suffit de retrouver l’acte dans la base de données électronique et ensuite de l’envoyer via Click & Post. Efficace, rapide et sûr. Naturellement, les études sont légalement tenues de garder des copies des actes notariaux mais en comparaison avec la masse de documents conservée par le passé, ces actes représentent assez peu de travail d’archivage.