Notarissen & advocaten
Een notariële studie of een advocatenkantoor produceert door omstandigheden een zeer grote papiermassa, wat een rigoureuze verwerking van zeer omvangrijke archieven met zich meebrengt.
Ace biedt oplossingen om de manier van werken te optimaliseren van deze beroepen die worden geconfronteerd met aanzienlijke documentstromen en zelden over de technologieën beschikken om hun manier van werken te vereenvoudigen. Met de oplossingen en materialen die we inzetten, helpen we notariële opleidingen en advocatenkantoren om hierin de sprong te wagen.
Click & Post: automatisering van correspondentie
In de loop der jaren nemen de archieven steeds meer ruimte in in de kelders van studies en kasten.
Een oplossing om het aantal kopieën en afdrukken te verminderen en tegelijkertijd de efficiëntie van de dienstverlening te verhogen en het beheer van studiedossiers te verbeteren, is een oplossing die het beheer van deze archieven verbetert. In eerste instantie is het een kwestie van het opzetten van een Click & Post-oplossing om de verwerking van papieren correspondentie (incl. aangetekende zending) te optimaliseren. Vervolgens vergemakkelijkt de digitalisering van de archieven de toegang tot notariële akten die met een paar klikken toegankelijk zijn.
De Click & Post-applicatie is immers geïntegreerd met de gebruikelijke software van studies en firma's, zodat werknemers alleen op de juiste knop hoeven te klikken om de documenten naar hun ontvangers te sturen zonder de zending zelf te moeten verwerken. Gedaan met printen, in enveloppen stoppen en handmatig uw correspondentie versturen.
Digitalisering van archieven
Om het maximale uit de Click & Post-app te halen, moeten studiearchieven worden gedigitaliseerd. De voordelen zijn in wezen de besparing van ruimte, maar het is vooral een enorme tijdsbesparing. Wanneer een klant een kopie van een akte nodig heeft, is het mogelijk om deze met een paar klikken naar hem toe te sturen. Het enige wat u hoeft te doen is het document in de elektronische databank op te zoeken en vervolgens via Click & Post te versturen. Efficiënt, snel en veilig. Natuurlijk zijn kantoren wettelijk verplicht om kopieën van notariële akten te bewaren, maar in vergelijking met de massa documenten die in het verleden werden bewaard, vertegenwoordigen deze akten relatief weinig archiefwerk.