En tant que ministère ou organisme gouvernemental, vous conservez une grande quantité de dossiers sur papier et microfilm, de microfiches et de cartes à microfilm. Étant donné les exigences de gestion de dossiers à la hausse, il se pourrait que vous cherchiez des solutions efficaces pour numériser les documents papier ainsi que pour saisir et intégrer continuellement les dossiers dans le cadre de vos opérations quotidiennes.

Étant donné la main-d’œuvre et les ressources budgétaires limitées, vous êtes peut-être incertain des moyens pour améliorer la façon dont vous gérez toute cette information sans interrompre les opérations ou engager des frais considérables.

Aider votre organisation et vos électeurs à mieux exploiter l’information.

En numérisant les anciens fichiers et en mettant en œuvre une approche plus efficace à la gestion des dossiers, vous pouvez rendre l’information disponible – quand et où elle est requise – pour les employés et électeurs pour qui vous assurez le service.

Votre défi : Explosion de la quantité de dossiers

Notre solution : Ricoh conserve un réseau de plus de 40 centres de traitement de documents avec une capacité de production de plus de 50 millions de pages par mois*. Nous utilisons notre infrastructure pour effectuer la conversion des anciens
fichiers – numérisation et indexation de l’accumulation importante de documents physiques. Avec les documents numérisés automatiquement téléchargés dans le système de gestion de documents, dans les procédures d’affaires ou livrés à votre organisation par l’intermédiaire d’un média physique ou électronique, la procédure se déroule de façon harmonieuse et avec un minimum d’interruptions à vos opérations quotidiennes. Ricoh fournit également des services de numérisation pour la saisie, l’indexation et la préparation de fichiers pour l’entrée dans votre système de gestion de documents électroniques à mesure que vous produisez et recevez des documents dans le cadre de vos opérations quotidiennes.

Votre défi : Hausse du nombre de mandats

Notre solution : Les stratégies, politiques et directives de tenue de registres actuelles créent une structure pour que les organismes gouvernementaux passent à des flux de travaux numériques. Notre solution de numérisation pour le gouvernement peut aider à réduire les complexités inhérentes à aborder ces directives.

Votre défi : Changement des méthodes de travail

Notre solution : Les avancées technologiques et les forces culturelles remodèlent le milieu de travail moderne. Les changements comprennent l’utilisation de l’infonuagique, la hausse du travail mobile et BYOD et les outils de collaboration – ainsi que les préférences générationnelles liées à la façon de consulter et de partager l’information. Avec les solutions de numérisation de Ricoh pour le gouvernement, vous pouvez évoluer votre approche à la gestion de dossiers et améliorer la mobilité de l’information à l’échelle de votre organisation.