Chaque fois que votre bureau reçoit une demande d’information, cela déclenche un flux de travaux complexe et fastidieux pour vos coordonnateurs. Dans le nouveau monde du travail d’aujourd’hui, ces derniers ont énormément de pression à répondre aux nombreuses demandes d’information en temps opportun – des demandes qui pourraient impliquer des centaines ou même des milliers de documents. La collecte, l’examen et le suivi manuel de tout le matériel pertinent sont devenus impossibles. Mais la non- conformité aux échéanciers peut entraîner des plaintes. Les exigences réglementaires de signaler la disposition, les exemptions, les exclusions et d’autres aspects de chaque demande peuvent créer encore plus de travail.

Numériser et automatiser les procédures avec Ricoh

Ricoh utilise Laserfiche, un logiciel de gestion de contenu d’entreprise (GCE) Web dans le nuage qui s’intègre à vos anciens systèmes et anciennes applications d’affaires comme Microsoft Office. Notre solution consolide la procédure de demandes liées à la Loi sur l’accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) canadienne, la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et même des lois du secteur privé comme la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et la Loi sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS), dans un système numérique qui permet la saisie simple et le stockage d’images ainsi que la modification fluide des documents électroniques.

Les fonctions de rendement robuste, de numérisation et d’indexation peuvent traiter tous les aspects de la procédure de demande. Des fonctions de rapports puissantes peuvent gérer toutes les exigences obligatoires. En plus d’être abordable, notre solution peut être personnalisée selon vos besoins et elle est facile à utiliser avec des exigences de formation minimales.

Votre défi : Engagement réglementé de respecter l’échéancier requis

Notre solution: En général, votre bureau doit répondre aux demandes dans un délai de 30 jours civils. Notre solution numérise, automatise et intègre tout le processus avec un logiciel d’imagerie et de gestion de documents vous permettant d’économiser du temps.

Votre défi : Coûts de traitement

Notre solution : L’AIPRP, la LAI ou la procédure de demande d’information du secteur privé peuvent exiger beaucoup de main-d’œuvre, de temps, et elles peuvent être dispendieuses. Ricoh harmonise la collecte d’information, l’inspection, la rédaction, les rapports et la dissémination, ce qui réduit les coûts à toutes les étapes.

Votre défi : Exigences de rapports

Notre solution : Tous les niveaux de gouvernement ont le mandat de générer des rapports précis ainsi que de signaler les demandes. La visibilité du nombre et des types de demandes est également requise pour les organisations privées. Non seulement notre solution automatise les problèmes de flux de travaux liés à la gestion des demandes et d’imagerie, mais également les exigences de rapports mandatées par la loi et les politiques.