Traiter les dépenses des employés peut exiger beaucoup de temps et d’employés. Le personnel de bureau doit travailler avec des feuilles de calcul, joindre des reçus, les acheminer pour approbation et les soumettre aux comptes créditeurs (CC).
Les travailleurs mobiles vont au bureau pour soumettre leurs dépenses pour le remboursement. Les administrateurs des CC entrent manuellement les détails des frais, puis envoient le rapport au service de la paie pour le traitement et le remboursement. Durant la totalité du processus, il est possible qu’il y ait des erreurs d’entrée de données, des reçus perdus, des pistes de vérification manquantes et la visibilité limitée. Tout cela peut ralentir les rapports financiers, épuiser les ressources des CC et empêcher les employés de réaliser des activités plus importantes.
Gérer les dépenses avec un système numérique transparent
La solution de gestion des dépenses des employés Ricoh est une plateforme Web compatible au nuage et accessible en mobilité. Il s’agit d’une solution intégrée ERP qui vous permet d’exploiter pleinement l’information en rationalisant et en automatisant la totalité du cycle de vie du processus de soumission des frais de dépenses de la saisie à l’approbation, à l’audit, au traitement, RCA-0003 Mini Infographics à l’intégration et à la gestion des dossiers. Le suivi en ligne permet aux gestionnaires, aux employés et au service des finances d’obtenir une visibilité complète.
Votre défi : Dépendance excessive des procédures manuelles
Notre solution : Ricoh combine les étapes de la soumission du document, l’approbation du gestionnaire, l’audit et l’enregistrement du paiement dans un système numérique transparent, réduisant le temps de cycle du flux de documents, les erreurs potentielles et la main-d’œuvre.
Votre défi : Erreurs d’entrée de données
Notre solution : Nous offrons des formulaires Web et des formulaires d’appli pour que les travailleurs mobiles et de bureau puissent soumettre leurs dépenses et joindre des reçus partout et en tout temps. L’information pré-remplie et la personnalisation aident à garantir l’exactitude et à réduire la redondance de l’entrée de données.
Votre défi : Visibilité de la procédure
Notre solution : Ricoh automatise le processus de gestion des dépenses, ce qui assure la visibilité et l’avis d’état pendant le cycle de document complet. Les gestionnaires disposent d’outils de rapports et les employés ont des relevés en ligne de tous les rapports de dépenses soumis et remboursés.