Nombreux sont les hôpitaux et les systèmes de soins de santé enterrés sous la paperasse. Ce type de processus et de flux de travaux papier peut susciter de gros problèmes. Les fournisseurs de soins de santé connaissent le problème, mais n’ont pas les ressources pour implanter une solution efficace.

Flux de travaux, efficacité et qualité des soins améliorés

La solution de gestion des formulaires électroniques pour les soins de santé de Ricoh déploie de façon rapide et économique les applications à tous les utilisateurs afin que les hôpitaux et les organismes de soins de santé aient l’information dont ils ont besoin pour fonctionner de façon efficiente et efficace. La gestion des formulaires électroniques va au-delà de la version électronique d’un formulaire papier en saisissant, vérifiant et transmettant rapidement les données où elles sont requises — les systèmes d’affaires essentiels que les fournisseurs de soins de santé utilisent pour faire rouler leur organisme.

La gestion des formulaires électroniques permet aux utilisateurs autorisés de créer et de publier rapidement des saisies d’écran de données. Les écrans peuvent ressembler à des formulaires papier ou à une autre interface connue afin d’accélérer l’adoption et faire en sorte que les données soient saisies rapidement et avec exactitude. Les concepteurs peuvent facilement ajouter des formulaires, des validations de champ et plus afin de s’assurer que les données sont saisies de façon exacte et exhaustive. Cela permet d’étendre les applications d’entreprise à des utilisateurs qui ne pouvaient être inclus de façon pratique et rentable auparavant.

Solution de gestion de formulaires pour soins de santé de Ricoh

Problèmes reliés au papier

Malgré l’apparition du dossier médical électronique au Canada, les exigences juridiques, réglementaires et opérationnelles poussent les hôpitaux et les organismes de soins de santé à documenter de plus en plus leurs actes chaque année. Avec les processus et les flux de travaux papier cependant, il est souvent difficile de retrouver un formulaire manquant ou de résoudre les goulots d’étranglement. Ceci peut entrainer une perte de revenus potentiels, un service à la clientèle de piètre qualité, l’augmentation des coûts d’exploitation, des cycles prolongés et un risque accru de non-conformité.

• Comme l’indiquent les analyses de processus internes, le cout de gérer une fiche médicale papier augmente avec chaque retrait. Les organismes de soins de santé qui s’appuient sur des registres de santé électroniques ont réussi à réduire les coûts associés à la gestion du papier.
• 80% de l’information saisie se trouve dans des formulaires et des entrées papier non structurés.*
• Dans l’entreprise typique, le papier augmente de 22% par année, ce qui signifie qu’il double en 3,3 ans.**

La fin des formulaires papier

La solution de gestion des formulaires électroniques pour les soins de santé de «Access Electronic Forms Management», résout les questions administratives, cliniques et financières reliées aux formulaires papier ainsi que les goulots d’étranglement qui peuvent nuire à l’efficacité de l’organisation. Les clients peuvent améliorer le flux de travaux et:

• réduire les appels téléphoniques prolongés
• instaurer une meilleure collaboration entre l’hôpital, le médecin et le patient
• harmoniser la gestion de documents
• améliorer l’accès aux données cliniques essentielles
• améliorer la qualité et l’efficacité des soins

Facile à déployer et à utiliser

Une fois les formulaires conçus, la gestion électronique des formulaires permet aux utilisateurs d’entrer, de sauvegarder et
de soumettre de l’information afin de répondre aux exigences de cueillette de données. Les signatures peuvent être obtenues grâce à des tablettes de signature électroniques. Les licences d’entreprise donnent accès aux travailleurs, aux patients, aux médecins et aux pratiques affiliés et à d’autres afin de faciliter la saisie électronique des données. La solution leur permet de travailler en ligne ou hors- ligne. Il n’y a aucun logiciel client ou plugiciel requis.

Les données essentielles sont examinées et approuvées

La gestion électronique de formulaires prévoit des routages faciles à concevoir et à utiliser afin d’assurer la révision et l’approbation des données avant leur intégration aux applications. Le routage peut
se faire selon la logique du processus, les données des formulaires ou les signatures. Un routage peut être programmé en quelques minutes plutôt que de prendre des jours et des mois comme dans l’implantation de systèmes de flux de travail complexes.

Augmentez la portée de vos systèmes d’entreprise

La gestion des formulaires électroniques de Ricoh Healthcare permet une intégration aisée et sécurisée aux applications hospitalières comme les RH, les finances, les soins cliniques, le service à la clientèle, l’administration, les applications personnalisées et bien d’autres. Cette intégration se fait grâce à des normes d’architecture orientée service (SOA), ce qui signifie que les données peuvent être accessibles grâce à des services Web. Les données peuvent être transférées d’une application à l’autre grâce à des énoncés SQL standards.