De nos jours, gérer l’information - la saisir, la sauvegarder et s’assurer qu’elle est accessible au moment, à l’endroit et de la manière dont elle est requise, est devenu de plus en plus difficile. Le contenu augmente en volume et en complexité – avec des banques d’information bondissantes comprenant des documents papier et en format électronique. De nombreux organismes dépensent un montant important sur les dossiers physiques et pourraient être frustrés par la quantité de données qui demeure « coincée » sur papier. Entre-temps, des technologies novatrices, comme l’infonuagique, les appareils mobiles et les outils de collaboration, mènent la voie pour améliorer la façon dont les documents sont gérés et le contenu partagé, même à mesure que le nombre de mandats réglementaires grandissant continue à hausser les exigences en matière de sécurité de l’information.

Comprendre où vous êtes. Déterminer où vous devez être.

Notre solution de gestion de documents et de contenu pour le gouvernement comprend un portefeuille de services et de solutions pour aider les ministères fédéraux, les sociétés d’État et les organismes gouvernementaux à comprendre où ils sont rendus aujourd’hui et à identifier des moyens pour aborder les exigences d’aujourd’hui et à l’avenir.

Votre défi : Comprendre l’écosystème du contenu actuel – et identifier des moyens de l’améliorer

Notre solution : La première étape pour aborder les exigences de conformité grandissantes – et de respecter les attentes d’une main-d’œuvre de plus en plus mobile – est de comprendre votre écosystème de contenu actuel. Quels types de documents avez-vous? De quelle façon les gérez- vous actuellement? Quels sont les systèmes et procédures que vous utilisez pour les partager et les protéger? Les services de consultation des procédures d’affaires de Ricoh les aborderont ainsi que d’autres questions clés – et présenteront des occasions d’améliorer la façon dont vous saisissez, gérez et partagez l’information. Nos experts identifieront également des occasions d’améliorer l’accès aux anciens fichiers papier.

Votre défi : Saisir et intégrer l’information non structurée des formulaires

Notre solution : Si votre organisme est comme la plupart des autres, vous vous fiez à une grande collection de formulaires pour un vaste éventail de tâches – de la mise à jour des dossiers d’employés au traitement des demandes de formulaires. Vous pourriez avoir des occasions d’être plus efficaces dans la façon dont vous gérez les formulaires, ainsi que la façon dont vous saisissez de l’information non structurée dans ces formulaires. La solution de gestion des formulaires de Ricoh peut vous aider à améliorer la façon dont vous créez, gérez et accédez aux documents et formulaires. Mettre en œuvre des flux de travaux de formulaires peut favoriser une plus grande efficacité et l’exactitude dans la façon dont vous saisissez et utilisez l’information non structurée.

Votre défi : Gérer l’information à chaque étape du cycle de vie des documents

Notre solution : Chaque document a un cycle de vie – de la création à la destruction. Étant donné que les exigences réglementaires sont à la hausse, les moyens par lesquels les documents sont sauvegardés, partagés, consultés et utilisés font l’objet d’une vigilance accrue. Pour plusieurs ministères fédéraux, sociétés d’État et agences gouvernementales, une politique de gestion de documents et un système de gestion du contenu d’entreprise (GCE) peuvent aider à équilibrer la conformité et la mobilité de l’information. Les solutions de gestion de contenu d’entreprise (GCE) de Ricoh comprennent des logiciels et des services pour concevoir une nouvelle plateforme GCE ou pour améliorer une plateforme existante. Avec des années d’expérience, une empreinte globale et des alliances stratégiques avec des fournisseurs de saisie et de gestion de données chefs de file, nous sommes positionnés comme étant un fournisseur de pointe et votre première source de GCE.