Pourtant, la plupart n’ont pas d’aperçu complet de l’emplacement de ces appareils, de la façon dont ils sont utilisés et du coût lié à leur utilisation à l’échelle de l’organisation. Ce manque de visibilité peut engendrer une mauvaise utilisation des appareils, des coûts en fournitures inutilement élevés, un entretien réactif, des éléments qui occasionnent l’arrêt des appareils et empêchent de saisir des occasions d’amélioration des procédures d’affaires axées sur les documents. Une gestion incohérente peut aussi rendre difficile la gestion de l’authentification et de la rétrofacturation au niveau de l’utilisateur final individuel.

Prendre le contrôle de l’environnement d’impression.

Les services d’impressions gérés Ricoh pour le gouvernement comprennent une gamme de services et d’outils conçus pour accroître la visibilité et le contrôle d’un environnement de production à l’échelle d’une organisation et du flux d’information d’affaires qui y circule. Cette solution aide à maximiser la valeur des investissements dans la production en rationalisant et en rajustant le parc d’appareils, en établissant une gouvernance de l’impression officielle et en améliorant l’authentification et le soutien pour l’utilisateur final.

Votre défi : Impressions dispendieuses

Notre solution : Sans gouvernance efficace, les organismes gouvernementaux peuvent devenir la proie de pratiques d’impression qui entraînent du gaspillage. Parmi les pratiques les plus communes et coûteuses se trouvent notamment : l’envoi de tâches à des appareils dispendieux, ne pas utiliser l’impression recto-verso et imprimer en couleur lorsque le noir et blanc suffirait. Ricoh peut aider à établir une politique d’impression afin de régir la façon dont les documents sont imprimés, y compris les appareils et les paramètres qui favorisent les économies de coûts. Une politique d’impression peut aussi définir les lignes directrices en matière de rapports, incluant les rapports prévus sur les flux d’impression des postes de travail et unités centrales des utilisateurs. D’autres rapports peuvent inclure les rapports sur les appareils, l’historique d’alertes du protocole de gestion de réseau simple (SNMP) et l’historique de compteur SNMP.

Votre défi : L’entretien des appareils

Notre solution : Plusieurs organismes gouvernementaux manquent de ressources dédiées à la gestion à l’entretien des parcs. Sans entretien préventif, les appareils peuvent tomber en panne, ce qui engendre des temps d’arrêt qui entravent la productivité et cela vous éloigne de vos activités principales. Ricoh peut fournir l’expertise d’un centre d’assistance sur place pour aider à gérer les appareils et à formuler des recommandations pour assurer une amélioration continue. Notre approche en trois étapes comprend plusieurs niveaux de ressources – incluant des dépanneurs de première ligne qui gèrent les problèmes de service (indicateurs de bourrages de papier et de niveau de fourniture bas, par exemple) et des responsables d’actifs ou de parcs qui fournissent une analyse de base continue. Pour le niveau de soutien le plus élevé, les directeurs de prestation de service de Ricoh peuvent fournir un soutien de stratégie à l’échelle de l’organisation pour la gestion du parc, les procédures opérationnelles et la gestion de la politique d’impression.

Votre défi : Personnel TI débordé

Notre solution : Avec beaucoup d’autres responsabilités, les équipes de gestion et de soutien des TI ne considèrent pas l’entretien de l’environnement de production comme étant prioritaire, ce qui peut engendrer une pauvre visibilité du parc, un soutien des utilisateurs finaux médiocre et un manque de contrôle général de la qualité et des coûts. Les solutions de gestion de la production de Ricoh aident les agences à reprendre le contrôle de toutes les fonctionnalités des MFP (copie, impression, envoi de courriel, télécopie et numérisation). Elles permettent aussi aux organismes de profiter de l’impression « Follow me » avec l’authentification de l’impression automatisée de l’utilisateur individuel via une carte d’accès sécurisée à partir de tout appareil connecté au réseau. Et avec le relâchement sécuritaire des tâches, les documents ne peuvent pas être imprimés à l’appareil de production tant que l’utilisateur ne s’est pas identifié à l’appareil.