Ces entreprises doivent assurer le suivi d’appareils répartis entre plusieurs divisions et même endroits et comprendre les habitudes d’utilisation et les coûts associés à cette fonction.

Dans les grandes entreprises, les environnements d’impression sont souvent d’envergure et difficiles à gérer, la responsabilité de la gestion des appareils étant répartie entre divers endroits, fonctions ou divisions. Il peut donc être difficile de déterminer l’étendue et les coûts d’un tel environnement. Ces environnements recèlent cependant des possibilités non exploitées d’améliorer l’efficacité, non seulement de la gestion du parc d’impression, mais aussi de procédures d’affaires de base.

Grâce aux services-conseils de production de Ricoh, nos conseillers chevronnés travaillent avec vous pour réaliser une analyse de votre production de documents. Leur mandat touche à quatre activités de base:

1. Planification. Nous travaillons avec vous pour repérer les principaux défis reliés à votre environnement de production imprimée et à l’ensemble de vos affaires.
2. Collecte. Nous utilisons notre suite d’outils éprouvés pour cartographier tous les éléments de votre environnement, ce qui nous donne un aperçu des conditions de base, des flux de travaux et des coûts reliés à l’impression.
3. Analyse. Avec ces données exhaustives, nos conseillers analysent en profondeur votre situation et cernent des occasions d’optimisation.
4. Recommandations. Nous vous remettons une liste de recommandations pour améliorer la productivité et l’efficacité, rehausser la durabilité et diminuer les coûts. Il peut s’agir d’un routage plus efficace des travaux, de l’allocation des coûts et du contrôle de l’accès, de même que de la réduction des déchets et de la simplification de la gestion.

Rehausser la visibilité

Les services-conseils de production de Ricoh permettent à votre entreprise de documenter son parc d’appareils d’impression (imprimantes, télécopieurs, numériseurs, copieurs) dans toutes vos unités d’affaires, divisions et bureaux. Notre approche en quatre temps révèle les qui, quoi, où, quand, pourquoi et comment de votre utilisation. Ces données nous permettent de trouver des occasions d’améliorer l’utilisation et de réduire les pertes.

Comprendre les coûts totaux

Plusieurs grandes entreprises sont incapables de mesurer le coût total de propriété de leur environnement d’impression à l’échelle de l’entreprise. Ces coûts comprennent bien entendu le papier et le toner, mais il y a plus avec le coût des « impressions perdues » (tâches envoyées à un appareil qui ne sont jamais récupérées), l’entretien du parc et la consommation d’énergie.

Cette solution donne un aperçu des coûts totaux de propriété de l’environnement de production imprimée et trouve des solutions potentielles pour réduire les coûts grâce au routage plus efficace des travaux. Nos conseillers peuvent aussi recommander des moyens et des meilleures pratiques de facturation aux utilisateurs, ce qui permet de récupérer les coûts auprès des clients ou d’allouer correctement les coûts à des utilisateurs internes.

Dresser un plan

Les services-conseils de production de Ricoh marquent un premier jalon dans la gestion active d’un parc. À chaque mandat, nos conseillers vous remettent un plan détaillé de l’avenir. Notre document de résultats et de recommandations permet aux entreprises de planifier des initiatives d’épargne et d’amélioration des procédures dans le futur.