À chaque étape du processus, il existe la possibilité d’égarer, d’endommager ou de retarder la facturation, mais surtout, chacune des étapes est criblée de petits coûts qui font augmenter la valeur totale de la facture. Le coût total associé au traitement d’une facture peut parfois s’avérer démesuré par rapport au montant de la facture elle-même. Imaginez une facture de 10 $ pour des fournitures de bureau. Lorsque vous y ajoutez le temps consacré par le personnel et les ressources nécessaires pour payer le total, vous augmentez les coûts au-delà de ce qui est nécessaire. Imaginez ce même scénario pour une organisation qui peut traiter des centaines ou des milliers de factures par année – les coûts cumulés sont considérables.

Il existe sur le marché des solutions pour aider les entreprises à automatiser la facturation. Or, nombre de ces solutions ne conviennent pas aux besoins uniques d’une municipalité. Des questions telles que la ransparence, la conformité et la conservation doivent être abordées en raison des besoins particuliers des organisations publiques. Depuis plus de dix ans, Ricoh conçoit des solutions de facturation automatisée et de flux de travaux financiers pour des municipalités. Un exemple typique du traitement de factures automatisé est présenté ci-dessous.

Les procédures sont automatisées autant que possible pour améliorer l’efficience, réduire les erreurs et augmenter la visibilité pour l’ensemble de l’organisation. Dans ce modèle de flux de travaux, seuls les éléments affichés en orange nécessitent l’intervention du personnel. Les procédures ont également été conçues avec un souci maximal d’efficience dans la mesure du possible.

Ce flux de travaux peut aussi accueillir plusieurs autres fonctions, notamment: 

Quand un flux de travaux amélioré peut économiser des dizaines de minutes par facture – à quoi cela correspond-il lorsque vous traitez des centaines ou des milliers de factures? Les économies globales et la valeur accrue engendrées par ce flux de travaux peuvent s’avérer ahurissantes.