Afin d’étoffer sa gamme Ricoh Smart Integration avec des solutions toujours plus adaptées aux habitudes de plus en plus mobiles des collaborateurs, Ricoh lance l’application Control+. Cette solution, entièrement hébergée dans le cloud, permet aux entreprises d’analyser et de gérer à distance leurs parcs d’impression, d’obtenir des rapports sur l’utilisation des différents appareils, et d’imprimer en toute sécurité de manière plus flexible, sans devoir utiliser un VPN. 

Scanner, partager et stocker les documents d’une entreprise est une tâche qui, bien que hautement nécessaire aujourd’hui, est habituellement considérée comme une corvée. Pour pallier à cela et à l’investissement en temps que cette tâche représente, Ricoh propose - via sa gamme Ricoh Smart Integration - des applications de numérisation de documents connectées à des services cloud populaires tels que Google Drive, Dropbox ou Onedrive.

En marge de celles-ci, Ricoh lance aujourd’hui l’application Ricoh Control+. Cette solution, entièrement hébergée dans le cloud, permet aux entreprises d'imprimer et de numériser des documents en toute sécurité sans avoir besoin d'une infrastructure supplémentaire. De plus, elle offre des possibilités avancées en termes de gestion et d’analyse du parc d’impression, le tout à distance.

Une flexibilité toujours plus importante

Avec l’émergence de nouvelles méthodes de travail et de collaboration, les besoins des travailleurs évoluent. Permettre l’accès à des documents et leur impression depuis n’importe où est devenu vital, surtout compte tenu des circonstances de cette année 2020. Grâce à un système d’authentification des utilisateurs, l’application Ricoh Control+ assure une utilisation 100% sécurisée des appareils composant le parc d’impression de l’entreprise. De plus, elle permet de définir des permissions pour des collaborateurs différents si nécessaire. Ainsi les utilisateurs autorisés peuvent imprimer sur l’un des appareils de leur choix, depuis n’importe où, sans même devoir être à côté de celui-ci.

L’authentification permet par ailleurs d’envoyer des documents scannés directement vers la boîte de réception de l’utilisateur, sans devoir entrer ou sélectionner son adresse e-mail sur l’appareil. La fonctionnalité Pull Printing est également disponible, et permet d’envoyer un job d’impression dans le cloud pour que celui-ci se lance, en différé, sur la machine où l’utilisateur s’identifie, même le lendemain.

Une vue imprenable sur le parc d’impression

Via un portail administrateur simple et intuitif, la solution permet en outre aux responsables IT d’avoir une vue d’ensemble des imprimantes, scanners et multifonctions Ricoh, de s’assurer qu’ils fonctionnent tous convenablement et que la plateforme est active et opérationnelle. Si un appareil présente un problème ou une erreur, un responsable est immédiatement averti via des notifications personnalisables.

Le portail permet d’accéder à toutes sortes de rapports concernant l’utilisation des appareils par utilisateur, par département, ou même par machine. Stefan Hendrickx, Business Marketeer chez Ricoh Belgium, explique : “Ces rapports permettent d’analyser et de contrôler les coûts, afin de maximiser l’efficacité du parc d’impression. Grâce aux accès et aux restrictions personnalisables, on élimine les fautes faites lors de l’impression traditionnelle pour économiser jusqu’à 30% de pages imprimées pour rien. De plus, comme la solution est entièrement basée dans le cloud, il n’est pas nécessaire d’investir dans des serveurs ou de la maintenance.” 

En plus de permettre d'accéder à toujours plus de flexibilité, à une vue détaillée du parc d’impression et à des rapports d’utilisation poussés, l’application Ricoh Control+ permet également de récupérer des documents en ligne, par exemple lors d’une réunion ou d’une présentation avec un tableau blanc interactif. La solution présente donc un nombre d’avantages conséquents : gain de temps, installation et configuration faciles, vue à distance sur les problèmes, réduction des coûts et d’erreurs, et analyse détaillée pour une optimisation maximale.