Tout changement potentiel à l’équipement ou aux procédures doit conformer à de nombreuses directives liées à l’environnement, à la sécurité et aux coûts. Cela vous surprendra peut-être, mais le bon choix de matériel peut grandement faciliter la conformité pour ces organisations.

Le défi : Mettre en œuvre une initiative de transfert de l’impression à l’échelle du ministère

Dernièrement, Ricoh a rencontré une grande agence gouvernementale qui voulait mettre en œuvre une initiative ministérielle de transfert de l’impression – une transition qui exigeait l’achat de 290 imprimantes multifonctions (MFP). Puisque l’agence souscrivait au programme d’approvisionnement du gouvernement, les MFP devaient respecter certaines exigences de coût, de sécurité et de durabilité, notamment :

• des impressions couleur de haute qualité;
• des coûts d’entretien fixes;
• la conformité à l’EPEAT^®.

Afin d’établir la solution optimale, l’agence a émis une demande de propositions (DP) à plusieurs entreprises, et Ricoh a répondu. Après avoir été soigneusement examinées, nos solutions se sont démarquées de celles des autres entreprises grâce à notre vaste gamme de produits écologiques et abordables.

La solution : Livrer des MFP qui répondent aux critères du programme d’approvisionnement gouvernemental

Les MFP de Ricoh aident des agences à répondre aux critères du programme d’approvisionnement gouvernemental en matière de technologies durables avancées et de coûts réduits. Nos diverses options ont offert les capacités suivantes à notre client :

• Vitesse – les MFP de Ricoh peuvent imprimer entre 20 et 90 pages par minute.
• Conformité environnementale – nos solutions répondent aux exigences d’ENERGY STAR^® et de l’EPEAT^®.
• Sécurité – nous offrons des fonctions de sécurité telles que l’écrasement de données, des technologies de chiffrement du disque dur (DD) ainsi que l’authentification par carte d’accès ou par données d’identification personnelles.
• Prévisibilité – Ricoh a offert un contrat de service forfaitaire qui a contribué à éliminer les coûts d’entretien imprévisibles.

Nos nouvelles solutions ont permis de respecter les critères du gouvernement en matière de technologies durables avancées et de coûts réduits pour le programme d’approvisionnement. L’agence a réduit son rapport d’appareil par utilisateur à 1 : 15. Elle se lance actuellement dans le transfert de 2 200 imprimantes avec personnel sur place afin de réduire davantage le rapport à 1 : 14. Ses objectifs futurs incluent la mise en œuvre de technologies supplémentaires pour aider le ministère à gérer son parc d’imprimantes et à renforcer la sécurité des documents.