En plus de réduire à néant l’exposition du groupe aux risques et aux problèmes de conformité, l’implémentation de la solution DocuWare permet à Aéro Autofactoria Group SA d’accroître la rapidité de la recherche d’information, d’augmenter l’efficacité de manière globale, et de gagner ainsi du temps et de l’argent

Aéro Autofactoria Group SA, un distributeur automobile indépendant au Luxembourg livrant près de 9000 véhicules par an, a réalisé un bond en avant dans sa transformation numérique en digitalisant ses processus documentaires à l’aide de DocuWare, la solution de Gestion Electronique de Documents (GED) de Ricoh. Le groupe révolutionne ainsi la gestion, le partage et la sauvegarde des 100 000 documents qu’il génère chaque année.

Un risque de perte de documents grandissant

Concessionnaire officiel Honda et distributeur automobile indépendant, Aéro Autofactoria Group SA opère au Luxembourg depuis 1997, et possède des agences à Andorre, en Espagne, et en Allemagne. Avec un parc automobile permanent d’environ 450 véhicules, et la livraison de 9000 véhicules par an, le groupe fait face à un nombre important de dossiers à traiter et génère pas moins de 100 000 documents sur une base annuelle.

Lors de divers contrôles, principalement techniques mais également administratifs et fiscaux, les employés doivent pouvoir accéder rapidement à certaines informations essentielles. Or le volume de documents générés, susceptibles d’être égarés, constituait un facteur de risque, capable d’entraver la rapidité et la performance des différents services, et d'entacher ainsi l’image de marque et la notoriété de l’entreprise.

Une solution moderne complète

En optant pour la solution DocuWare de Ricoh, le distributeur luxembourgeois fait le choix innovant de dématérialiser, d’automatiser, et de révolutionner ses processus. La solution, qui s’intègre aisément à un système d’information pré-existant, permet en effet de classer automatiquement les documents en fonction de critères au choix, peu importe leur source ou format. Le tout dans le but de rendre des informations cruciales disponibles d’une manière centralisée, sécurisée, conforme aux normes en vigueur et accessibles depuis n’importe quel appareil, qu’il s’agisse d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone.

Innover pour plus de croissance

En à peine quelques mois, les bénéfices opérationnels étaient clairement visibles pour Aéro Autofactoria Group SA.

Désormais, le temps de recherche d'un document se calcule en secondes, ce qui accroît sensiblement notre efficacité et notre productivité. Tout est clair, et aisément accessible, ce qui nous a valu des félicitations après un audit ainsi qu’un contrôle fiscal récents.
Lionel Chouraki, Corporate Secretary Aéro Autofactoria Group SA