Votre société alimente certains processus d’affaires essentiels avec d’importantes archives de dossiers papier. La gestion des documents vous échappe parce que vous n’avez pas les ressources TI appropriées ou les connaissances pour implanter un flux de travaux numérique et un plan de gestion des dossiers. Vous avez de la difficulté à accéder à l’information contenue dans les dossiers papier et à l’utiliser. Et vous n’avez plus d’espace d’entreposage. Tout ceci affecte votre productivité, votre sécurité et votre rentabilité.

La gestion des dossiers numériques pour le domaine juridique convertit les documents papier en format électronique, créant un flux de travaux numérique efficace. Que cela signifie-t-il pour vous? Les données sont saisies rapidement et avec précision, ce qui les rend plus accessibles et sécurisées et maintient la chaine de propriété. Notre solution souple et échelonnable vous aide à améliorer le service, à augmenter les heures facturables, à libérer l’espace de bureau et à profiter d’un plan de gestion des dossiers. Nos centres de production sécurisés sont situés au Canada, ce qui garde les données en sol canadien et évite les complications associées aux lois étrangères sur le traitement des données.

Votre défi : Accès instantané à l’information

Notre solution: La recherche de documents papier est une perte de temps et de ressources qui pourraient être consacrés à augmenter le travail facturable. La capacité d’accès aux documents, leur saisie et leur partage sont essentiels – surtout en cette ère d’information mobile. Notre solution améliore l’efficacité, économise du temps et du travail et rend l’information accessible sur le champ – nous mettons en fait l’information à votre service!

Votre défi : Récupération des données et sécurité

Notre solution: Qu’arriverait-il à votre entreprise si les dossiers papier étaient perdus, surtout les documents qui doivent être conservés? Les documents papier sans copie de secours posent un risque d’affaires important, amplifié si vous êtes une petite société qui ne possède pas de stratégie de gestion des dossiers. De plus, il est difficile de maintenir la chaine de possession des documents papier et d’en contrôler la sécurité et l’accès lorsqu’ils sont dans des boites. Grâce à la solution de Ricoh, les documents sont hébergés dans un environnement nuagiciel sécurisé et vous y avez accès instantanément de tout appareil. Les images peuvent aussi être stockées.

Votre défi : Réduction des coûts d’entreposage

Notre solution: Le papier est coûteux à archiver. De nombreuses entreprises ne comprennent pas que les classeurs et l’entreposage représentent des coûts et prennent de l’espace qui pourrait être utilisé à des fins plus productives. Ricoh élimine les questions d’entreposage puisque les documents papier sont numérisés afin de conserver l’information essentielle à bien meilleur coût. De plus, un flux de travaux numérisé permet un routage, une révision et une collaboration plus efficaces.