Chaque solution peut inclure sa propre structure de fichiers et de règles d’affectation de noms des dossiers. Cela empêche les départements de travailler ensemble, car ils ne savent plus comment trouver des fichiers, ce qui entraîne le même problème que la solution devait résoudre. 

Les administrations doivent respecter des exigences de conformité et de rétention rigoureuses et afin qu’elles les respectent, il est essentiel que les dossiers soient classés de façon appropriée. En général, les fournisseurs de solutions de gestion de dossiers connaissent seulement le logiciel particulier qu’ils développent et ne sont pas au courant de la réglementation gouvernementale importante. Certaines solutions pourraient supprimer automatiquement les dossiers après une période de temps dans le but d’économiser de l’espace et de créer une apparence d’une plus grande efficacité. Pour une administration locale, cela peut avoir un effet catastrophique lié aux violations de conformité ou à la possibilité de poursuites. De plus, étant donné que ces solutions proviennent de différents fournisseurs, elles peuvent avoir différents niveaux de soutien et de sécurité. Alors, s’il y a un problème à régler, plusieurs équipes de soutien devront intervenir pour identifier où se trouve le problème, ce qui crée beaucoup plus que de simples maux de tête. En tenant compte de tout, il est clair que les solutions de gestion de dossier ne sont pas efficaces pour les administrations locales. 

Contrairement à cette approche en silo désuète, Ricoh fournit une solution de gestion de contenu d’entreprise (GCE) complète.

Notre solution GCE Laserfiche est complètement personnalisable en fonction de vos besoins. Nous fournissons des solutions complètes comprenant toutes les fonctionnalités que les administrations devraient exiger de leurs systèmes. Nos solutions permettent la collaboration interfonctionnelle agile et sécuritaire.

Une demande de permis de construction peut facilement passer par différents départements et bureaux afin que les employés appropriés poussent rapidement trouver et accéder au même fichier. Nous l’intégrons aux appareils et aux logiciels actuels du gouvernement afin que vous ne soyez pas obligé de vous préoccuper de la compatibilité. Si le budget de votre administration permet seulement la mise en œuvre de certaines fonctions, c’est correct. Notre système est modulable et nous pouvons ajouter à la fonctionnalité au fil de temps. Nous pouvons préparer votre solution pour l’avenir. Nos systèmes sont très sécuritaires et nous fournissons du soutien approfondi lorsqu’il est requis. Nos techniciens connaissent très bien les complexités des logiciels et les besoins des administrations locales. 

Nous utilisons des normes de sécurité et des technologies de pointe afin que votre service des TI puisse passer son temps sur d’autres tâches gouvernementales importantes. Ricoh a déployé et a travaillé avec des systèmes primes reconnus à l’échelle internationale pour des centaines d’administrations locales à l’échelle du Canada. Nous connaissons très bien les règlements gouvernementaux liés aux exigences de conformité et de rétention et nous concevons nos systèmes avec le tout en tête.