Cependant, il arrive souvent que les employés doivent d’abord être convaincus. Emboîtez le pas à Springwater et persuadez vos employés d’adopter la GCE. Nous vous aiderons à faire le reste. 

Heureusement, Ricoh a acquis une dizaine d’années d’expérience à travailler avec des administrations municipales et elle met fièrement en œuvre des processus efficaces et efficients pour assurer la transition. Nous sommes conscients que les administrations municipales effectuent cette transition également. La municipalité de Springwater en Ontario a effectué cette transaction particulièrement bien. Springwater a mis en œuvres plusieurs de nos pratiques exemplaires : 

• Elle a constitué une équipe de représentants des différents services, qui se sont rencontrés souvent pour discuter des résultats escomptés. De cette façon, les services pouvaient demander les fonctions dont ils avaient besoin.
• Elle a amorcé la transition du haut vers le bas. D’abord, elle a convaincu le conseil municipal d’adopter le nouveau système, puis les membres de la direction et ainsi de suite. De cette façon, les employés ne se sont pas rebiffés devant le changement en raison de l’attitude de leurs supérieurs. Les employés pouvaient également adresser à ceux-ci leurs questions concernant le système. Comme les supérieurs avaient reçu la formation d’abord, ils étaient en mesure d’y répondre adéquatement.
• Entretien d’une communication ouverte. Springwater menait régulièrement des sondages auprès des membres du personnel pour recueillir leurs questions ou leurs préoccupations au sujet du logiciel et apaiser les inquiétudes. Il s’agissait également d’assurer aux employés que la solution de GCE leur faciliterait la vie parce que certaines tâches ingrates qu’ils exécutaient auparavant pourraient désormais être automatisées, ce qui leur permettrait de se concentrer sur des questions plus importantes.
• Traitement du changement culturel découlant de la transition. L’équipe de Springwater responsable de la transition s’est entretenu avec chaque service sur ses silos d’informations actuelles et la façon dont ils se transformeraient parce que l’information deviendrait plus facile à échanger. L’équipe s’est également entretenue avec les employés qui avaient l’habitude d’empiler les dossiers sur leur bureau pour leur expliquer comment le nouveau système leur faciliterait la vie.
• Transposition de l’ancienne structure de classement dans le nouveau dépôt afin que les employés se sentent à l’aise en travaillant avec les dossiers électroniques. Springwater a également conservé les dossiers papier au début de la transition jusqu’à ce que les employés soient suffisamment à l’aise avec le nouveau système et qu’ils se rendent compte que le système à base de papier n’offrait pas davantage.
•  Fait probablement le plus important, c’est que Springwater a décidé de faire affaire avec un fournisseur de GCE averti, Ricoh! Étant donné que Ricoh possède une vaste expérience avec les administrations municipales et en matière création de solutions personnalisées, Springwater a obtenu ce dont elle avait besoin. Et Ricoh a offert un système d’assistance technique élaboré durant toute la transition et elle s’est assurée que tout fonctionnait comme la municipalité l’avait demandé.