La société qui gère plus de 100.000 installations d’énergie pour le compte de ses clients, veut utiliser la solution pour transformer son département comptabilité afin de répondre à la forte augmentation du volume de facturation des fournisseurs.
Auparavant, le traitement manuel des factures mettait à rude épreuve les ressources internes de l’entreprise. Il fallait compter 5 minutes en moyenne par facture pour l’enregistrement des données de facturation, le classement et la copie des accusés de réception. Avec plus de 10.000 factures, la compagnie passait environ 800 heures chaque mois, ce qui revenait à l’équivalent de 3,5 employés à temps plein.
Le défi de Dalkia de gérer des volumes croissants d’informations provenant de sources multiples a été identifié comme un problème majeur pour les entreprises européennes dans une étude récente de Ricoh, conduite par Coleman Parkes Research. L’étude révèle que 91% des entreprises européennes citent le nombre croissant de données comme ayant le plus grand impact sur la façon dont elles gèrent leurs processus business.17% des répondants expliquent qu’ils ne sont pas équipés pour s’assurer que leur processus sont bien respectueux de l’environnement, tandis que 15% soulignent qu’ils se sentaient mal préparés pour garantir l’accès aux documents.
« Nous avions besoin d’une solution qui pouvait gérer efficacement nos processus documentaires critiques, nous faire économiser de l’argent, réduire nos émissions et libérer de la main d’œuvre. Nous avons choisi la solution i-Invoicing de Ricoh qui nous permet un traitement adapté à toutes les factures des fournisseurs, présentant les informations essentielles dans un format électronique facile à gérer », déclare Xavier Morros, Directeur SSC de Dalkia.
« Implémenter i-Invoicing avec Ricoh ne demandait aucun investissement capital. Comme Ricoh est capable de moduler ses installations existantes afin de s’adapter à notre entreprise, nous ne payons que pour les services que nous utilisons. Notre activité se développe et nous savons qu’avec Ricoh, nous avons un partenaire capable de grandir avec nous et qui pourra répondre à nos besoins futurs », conclut-il.
Autre avantage pour Dalkia : la solution est totalement évolutive. En effet, si l’entreprise grandit et si le volume des factures des fournisseurs augmente, Ricoh peut absorber la croissance sans que Dalkia n’ait besoin d’augmenter ses effectifs. Les archives sont facilement accessibles via le cloud i-Invoicing de Ricoh et sauvegardées en toute sécurité, ce qui permet d’assurer la continuité des activités. Ricoh est le seul fournisseur du secteur à être certifié ISO27001 pour la sécurité des informations, à l’échelle mondiale.
source : ricoh.be