La solution logicielle/matérielle intégrée facilite la conversion des pièces à classer et des dossiers de patients – comme les formulaires de consentement, les résultats d’analyses de laboratoire, les formulaires de traitement, les notes des médecins et les commandes – en fichiers numériques prêts à télécharger dans les systèmes de dossiers médicaux électroniques (DME). En général, 80 pour cent de l’information saisie sont des documents ou formulaires papier non structurés.¹

Grâce au MFP pour soins de santé Ricoh avec Inofile Chart^MD, le personnel de santé peut numériser une salle entière de dossiers de patients ou saisir des lots de documents à classer sur demande. En appuyant sur l’écran, les utilisateurs peuvent séparer les lots électroniques par patient et, en touchant l’écran une deuxième fois, les indexer afin d’établir des fichiers de patients compatibles aux DME. À mesure que les documents sont numérisés et indexés, les dossiers sont exportés à une structure de fichier DME pour faciliter la récupération sur les lieux où sont prodigués les soins. La solution rationalise le flux des travaux, que l’établissement ait déjà un système DME ou qu’elle prépare les documents pour l’avenir. Elle permet aussi de réduire les coûts liés au fardeau de maintenir, de classer, de récupérer et de reclasser les dossiers papier.

« Les établissements qui ont investi dans des DME se rendent compte que le papier n’a pas disparu », affirme Michael Campana, directeur principal, Marketing, Soins de santé, Ricoh Americas Corporation. « Lorsque les dossiers commencent leur vie en tant que documents papier non structurés, ils persistent dans cet état et représentent les problèmes d’inefficacité que les DME veulent résoudre. Nous remédions à cette situation en accélérant la transformation du papier au format électronique tôt dans le cycle de vie du document. Une fois que les dossiers sont en format électronique, les établissements épargnent temps, argent et efforts et évitent les erreurs en aval. Mais surtout, les fournisseurs ont toute l’information à portée de main ».

Plus puissant que la numérisation de documents
La solution Inofile Chart^MD, maintenant offerte sur tout appareil MFP pour les soins de santé Ricoh, permet aux établissements de soins de santé de configurer rapidement et facilement l’écran de leur MFP avec une liste déroulante de « types de documents » qui reflète la structure des dossiers de patients d’un bureau. La solution aide à réduire le processus de numérisation page par page, qui est lent, pénible et sujet aux erreurs. Les gestionnaires de bureau n’ont plus besoin d’utiliser un ordinateur pour récupérer manuellement du système de fichier les documents numérisés, pour ensuite les indexer un à un, et déplacer les documents numérisés à de nouveaux emplacements.

« En plus d’être un système frontal puissant de numérisation de documents pour les systèmes DME, l’appareil offre un large éventail de fonctionnalités d’impression, de photocopie, de télécopies, de numérisation et de connectivité », affirme Daniel J. Faricy, vice-président principal des services de Marketing et de Finances pour Inofile. « Tous les bureaux ont besoin de ce type d’appareil; toutefois, plusieurs ne réussissent pas à tirer pleinement parti du potentiel de l’appareil, là où il pourrait être le plus avantageux, surtout dans un environnement de soins de santé. ChartMD crée des documents structurés qui peuvent être téléchargés facilement au moyen de la fonction d’importation du système DME, ou intégrés directement au système DME en utilisant les connecteurs DME d’Inofile. Cela permet à votre appareil Ricoh polyvalent de vous faire économiser temps et efforts pendant que vous rédigez les dossiers médicaux de vos patients ».

L’appareil MFP pour soins de santé Ricoh avec Inofile Chart^MD comprend des caractéristiques de sécurité, telles que des codes d’authentification individuels et le verrouillage des données lorsque les utilisateurs abandonnent une tâche en cours de route, qui aident les clients à respecter leurs obligations réglementaires HIPAA. Il cible également le problème de dossiers médicaux incomplets dans l’ensemble du continuum des soins de santé.

La solution Inofile Chart^MD est intégrée à tous les appareils MFP pour soins de santé Ricoh. L’activation d’une licence Chart^MD coûte 20 $ par mois.

source : ricoh.ca