Faciliter le quotidien
Documind Administrations est conçue pour répondre aux besoins des administrations. Cette solution permet en effet d’optimiser la communication avec les administrés grâce à une meilleure gestion de l’information entrante et sortante.
Grâce à ses multiples fonctionnalités, Documind Administrations facilite la gestion et le partage des documents administratifs essentiels par :
- le traitement automatique des courriers entrants et sortants
- le traitement des appels des administrés
- la consultation et la recherche des documents
- l’intégration dans la démarche de qualité du service public définie par la Charte Marianne.
Optimiser le traitement des courriers et des appels téléphoniques
Le traitement du courrier est une mission importante pour toute collectivité mais toutefois coûteuse en temps, en papier et en énergie au quotidien.
Documind Administrations permet de gérer précisément les délais de réponses définis dans la Charte Marianne :
- 15 jours ouvrés pour répondre aux courriers papier et aux suggestions/réclamations
- 5 jours ouvrés pour répondre aux mails etc.
Avec le connecteur développé par Ricoh, les courriers entrants sont numérisés par date puis affectés aux services concernés. Il devient ainsi possible d’identifier immédiatement les courriers sans réponse. De la même manière, les tâches non traitées dans les délais déclenchent l’envoi d’une alerte mail aux utilisateurs. Documind Administrations offre ainsi une traçabilité complète du processus de traitement des courriers.
Ainsi, auparavant réalisées par des agents, ces actions de traitement seront désormais automatisées permettant un gain de temps et une réduction des coûts.
Une offre adaptée à tous les budgets
L’offre Documind Administrations peut être complétée par des options plus avancées :
- Signature électronique CDC Fast : la signature en ligne de documents PDF sur la plateforme Fast Parapheur permet de donner la même valeur juridique aux documents numériques que papier, garantissant ainsi leur authentification et leur intégrité ;
- d’échanges avec les autres administrations CDC Fast : les documents sont conservés et signés électroniquement dans le coffre-fort Arkhinéo (tiers archiveur de la Caisse des dépôts).
Patrick Thaunay, PDG de Novadys
« Fort d’une croissance de 50 % de son chiffre d’affaires et d’un doublement de ses effectifs sur deux ans, Novadys a fortement structuré son organisation pour accompagner Ricoh dans le développement des ventes de solutions d’ECM/GED ». Il poursuit : « Nous prévoyons, en effet, une croissance importante de nos ventes grâce au succès rencontré sur le marché de l’offre Documind Administrations. »
Thomas Collins, Directeur IT Solutions et Services
Selon Thomas Collins, Directeur IT Solutions et Services chez Ricoh : « Les différents éléments qui nous ont séduit au travers de la solution Documind, relèvent de la convivialité de l’interface, de sa capacité à répondre aux besoins de nos clients, tout en enrichissant les usages de nos produits multifonctions, notamment les fonctions de capture. La nouvelle version de Documind Administrations permet en effet aux collectivités territoriales d’améliorer la qualité du service fourni aux administrés ».
Il conclut : « Nous avons développé un connecteur permettant d’indexer l’ensemble des documents numérisés pour les intégrer directement dans le plan de classement généré par Documind et sélectionnable depuis l’écran tactile de nos multifonctions. Documind Administrations nous permet de répondre à l’ensemble des attentes des clients, et ainsi améliorer et réduire le temps de traitement de façon significative. »
source : ricoh.fr