Pour traiter directement ces problèmes, Ricoh Americas Corporation a dévoilé aujourd’hui une gamme de services d’information sur les soins de santé qui transformera les documents médicaux papier en information électronique, améliorant considérablement l’entrée, le traitement et la production de données médicale des patients. L’objectif final est d’améliorer les soins de santé et de réduire les coûts grâce à une meilleure gestion de l’information. Ricoh présentait des détails et faisait des démonstrations cette semaine dans le cadre du congrès annuel HIMSS 2013 qui avait lieu du 3 au 7 mars en Nouvelle-Orléans au kiosque no 1361.
Les services d’information sur les soins de santé Ricoh sont conçus selon trois nouvelles technologies puissantes :
Les trois solutions illustrent l’approche des solutions d’information d’affaires Ricoh, qui offre des solutions personnalisées pour répondre aux défis d’affaires les plus urgents des clients. Ces solutions peuvent aussi aider les établissements de soins actifs à réaliser une utilisation éclairée de la technologie des dossiers médicaux électroniques (DME), un critère des programmes d’incitation à l’utilisation des DME visant à améliorer les soins.
« Ces solutions portent directement sur trois des objectifs les plus importants des soins de santé : améliorer la qualité des soins, réduire les coûts et dépister les erreurs », affirme Michael Campana, directeur principal, Marketing, Soins de santé Ricoh Americas Corporation. « Le dénominateur commun est de saisir l’information médicale essentielle et de la rendre disponible aux bons professionnels, et ce, dès qu’ils en ont besoin ».
Flux de gestion de l’information sur la santé
À mesure que les exigences réglementaires et d’affaires augmentent, le volume de document augmente aussi. En fait, pour l’entreprise moyenne, celui-ci double tous les 3,3 ans.1 Les dossiers papier compliquent le suivi des documents, demandent beaucoup de travail pour les récupérer et rendent la normalisation des procédures d’affaires quasi impossible.
La solution de gestion de flux HIM Ricoh – incluant le logiciel de gestion de contenu électronique (DocuWare®) – permet de faciliter la numérisation, l’indexation et la synchronisation des graphiques et autres documents médicaux aux métadonnées des patients, puis de les stocker numériquement. Ainsi, les soignants et utilisateurs autorisés peuvent accéder à un large éventail d’informations en temps réel sur le lieu de soins, ou en coulisse, en une seule recherche du dossier électronique d’un patient.
La solution s’intègre facilement aux produits multifonctions (MFP) Ricoh, qui peuvent servir comme portails de numérisation pour saisir les données sur papier. Les utilisateurs peuvent saisir l’information durant l’admission, l’inscription et tout au long du traitement des dossiers médicaux registration, ce qui aide à automatiser la gestion des défaillances, la gestion des commandes non signées, la consolidation des dossiers médicaux légaux (LMR), la divulgation de renseignements (ROI), le suivi des soins, etc. La solution est idéale pour les hôpitaux qui n’ont pas de systèmes EHR et qui espèrent obtenir des mesures incitatives fédérales lorsqu’ils auront ces systèmes. Près des trois quarts des hôpitaux n’ont pas de système EHR, et près de 90 pour cent ne réussissent pas à réaliser une utilisation éclairée de la technologie dans l’ensemble des unités cliniques.2
Gestion d’approvisionnement pour les pharmacies
Les erreurs de médication représentent la principale cause des erreurs médicales dans les hôpitaux américains, ce qui nuit à 1,5 million de patients annuellement et coûte environ 3,5 milliards par année.3 L’environnement chaotique typique d’une pharmacie d’hôpital contribue certainement au problème, en plus des pharmaciens submergés renouvelant des ordonnances par télécopieur ou par messagerie, sur la base premier arrivé, premier servi et avec peu ou pas de suivi.
La solution de gestion d’approvisionnement pour les pharmacies de Ricoh combine les MFP de Ricoh et le logiciel DocuWare DocuScripts pour automatiser la soumission et le suivi des commandes de médicaments. Les utilisateurs peuvent préparer les médicaments plus rapidement, aider à réduire les coûts et, ultimement, améliorer les soins aux patients.
La solution permet aux médecins, aux infirmières et aux pharmaciens de commander, de vérifier et de prioriser électroniquement, et offre d’autres capacités qui réduisent considérablement le temps de la commande du médicament à la livraison au patient.
Les utilisateurs peuvent établir des priorités, suivre le progrès et communiquer aisément au moyen du tableau de bord. Les administrateurs d’hôpitaux peuvent aussi surveiller les tendances des activités afin d’optimiser les niveaux d’effectifs.Les commandes manuscrites peuvent être numérisées, ou les ordonnances peuvent être entrées directement dans le système de saisie électronique des ordonnances par les médecins (SEOM) de l’hôpital. Chaque commande inclut la priorité de l’ordonnance. Les pharmaciens peuvent passer en revue les ordonnances par l’entremise de l’interface de DocuScripts et préparer la médication en fonction de la priorité. Le système avertit les pharmaciens lorsqu’une ordonnance de priorité élevée est en retard.
Solution de gestion de formulaires pour les soins de santé
Les hôpitaux sont continuellement obligés de documenter de plus en plus de renseignements afin de répondre aux exigences juridiques, réglementaires et opérationnelles. Toutefois, la majorité de l’information nécessaire aux établissements de soins actifs est prise sur papier ou un support équivalent comme le traitement de texte, les fichiers PDF ou les formulaires imprimés. En général, 80 pour cent de l’information numérisée est entrée à partir de formulaires ou autres supports papiers non structurés.4 Les goulots d’étranglement qui en résultent peuvent compromettre les recettes, le service à la clientèle, le rapport coût-efficacité, les mouvements de trésorerie et la conformité réglementaire.
Pour faire face à ces défis, Ricoh a dévoilé aujourd’hui la solution de gestion de formulaires pour les soins de santé Ricoh alimentée par Access® EFM. La solution permet de saisir, vérifier et déplacer rapidement des données là où celles-ci sont le plus nécessaires – les systèmes essentiels pour les entreprises dont les hôpitaux se servent pour leurs opérations de base. Les utilisateurs autorisés peuvent facilement créer et publier des écrans de saisie de données qui ont l’apparence de formulaires papier. Les concepteurs peuvent ajouter sans problèmes des capacités de formules, de vérifications de champs et de signatures électroniques pour s’assurer que les données sont saisies correctement et avec exactitude. Lorsqu’un formulaire est déployé, les utilisateurs finaux – p. ex., les patients, le personnel de l’hôpital, les soignants, etc. – peuvent entrer et soumettre l’information qui sera acheminée à des fins de révisions, puis qui circulera sans heurts dans les applications d’entreprise.
La solution peut faire économiser du temps, réduire les coûts liés à la main-d’œuvre, améliorer l’exactitude et faciliter la collaboration entre l’hôpital, les médecins et les patients. Elle s’intègre facilement aux applications de l’hôpital telles que les applications des RH, les applications financières, cliniques, administratives et du service à la clientèle, etc. en suivant les normes en matière d’architecture orientée services (AOS).
« Les soins de santé représentent une industrie riche en documents dans laquelle Ricoh peut contribuer grandement en matière de rentabilité, de productivité et de durabilité », affirme Campana. « Nous démontrons ces capacités chez nos 1 600 établissements de soins actifs clients, et relevons les défis de taille de nos clients tous les jours ».
Des solutions comme celles-ci ont aidé des clients comme l’Hôpital de l’université de Louisville (Kentucky) à économiser 3 millions $.
source : ricoh.ca