Ceux-ci comprennent parfaitement qu'une valeur ajoutée significative se cache sous les piles de dossiers papier, et 70 pour cent d'entre eux conviennent que la numérisation des données pour les libérer de leur statut physique améliorerait la prise de décision. D'ailleurs, 80 pour cent des responsables d'entreprises belges sont persuadés que numériser les documents papier leur ferait économiser entre 5 et 20 pour cent de leur chiffre d'affaires annuel, avec 30 pour cent pouvant obtenir entre 5 et 10 pour cent de retour et 50 pour cent économiseraient 20 pour cent.
Eric Gryson, directeur général de, Ricoh Belgique, précise, « Les chefs d'entreprise ont conscience que les opportunités de croissance liées aux Big data dépassent le numérique et doivent toucher les documents physiques qui contiennent également des perspectives primordiales sur l'entreprise. Avec des chefs d'entreprises sous pression pour prendre les bonnes décisions afin d'éviter la crise à leur entreprise, l'idée que la numérisation et la libération des données physiques amélioreraient la prise de décision forme un consensus. Bien sûr, ces derniers continuent à prévoir que de grands volumes de documents papier encombreront encore leurs bureaux dans le futur. Ce qui est sûr, c'est que nous sommes à présent entrés dans l'ère des Big data et que notre capacité à accéder facilement aux informations, numériques ou physiques, est essentielle à mesure que les organisations accélèrent leur métamorphose numérique et engendrent de la croissance ».
L'enquête révèle que plus de 50 pour cent des structures conservent encore entre cinq et dix ans d'informations stockées uniquement sur papier. Cela a des répercussions non seulement sur la prise de décision, mais également sur la productivité et les marges nettes. La plupart des dirigeants (54 pour cent) conviennent que trouver les informations dont ils ont besoin dans les dossiers physiques prend trop de temps. Les données fragmentées entre les classeurs, les entrepôts, les caves et les dossiers gardés par les employés ont souvent un coût assez conséquent.
Alors que la préoccupation initiale des initiatives big data était tournée vers les sources de données numériques, les dirigeants reconnaissent de plus en plus qu'une valeur ajoutée très haute réside dans les données informatives sur support physique. Un tiers des dirigeants disent qu'ils auraient pu retenir de la dernière récession qu'il est indispensable d'avoir un meilleur accès aux données de l'historique de la société, et minimiser ainsi les répercussions de la récession actuelle. En conséquence, les répondants ont passé plus de temps à numériser les données de l'historique de la société durant la dernière crise. Les services de RH, des finances et des achats continuent à baser leurs processus de travail sur des supports papier dans la plupart des cas. Souvent des normes dictent d'ailleurs comment les données sur papier, comme celles contenues dans les dossiers médicaux, doivent être conservées. Cela dit, la numérisation des documents papier devient peu à peu une priorité pour les entreprises ainsi que pour d'autres types de structures. Plus d'un tiers des personnes interrogées espèrent avoir complètement numérisé leurs biens dans les trois prochaines années.
Eric Gryson, Chef de l'exploitation chez Ricoh Europe ajoute : « La première étape pour la gestion des plus grosses données est la suppression du mystère qui les entoure. Il n'y a qu'un objectif qui compte. Celui de collecter, d'analyser et de trier les informations de haute qualité disponibles, en les utilisant pour offrir un meilleur service aux clients afin de gagner durablement leur fidélité et leur loyauté. La mise à profit les informations commerciales d'une entreprise existait bien avant le boom des big data, il est donc primordial de continuer dans cette direction avec la numérisation. Les tendances et les perspectives significatives provenant des données historiques, par exemple archivées sur papier, peuvent aider à expliquer certains détails et sont essentielles pour le futur des entreprises. La crise économique a mis en exergue l'importance pour une structure d'avoir une vision à 360 degrés de son environnement, une vision tournée à la fois vers le futur, mais aussi vers le passé. Il est par conséquent essentiel que les entreprises récoltent leurs données de première importance afin d'avoir une avance sur leurs concurrents et d'améliorer leur prise de décision dans le futur. »
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