« Il semble que le secteur public ne maximise pas les avantages du Cloud computing qui permet pourtant un accès simplifié aux informations, une augmentation du partage des connaissances et une amélioration de la flexibilité. Les processus documentaires non reliés en seraient la cause ; en effet, le traitement, la technologie et les méthodes de travail sont pris isolément au lieu d’être reliés ensemble », déclare Eric Gryson, CEO de Ricoh Belgium et Luxembourg.
L’étude montre que 47% des organisations du secteur public utilisent le Cloud pour partager des documents, et que 71% l’utilisent pour permettre un accès mobile aux documents. Mais même si ces personnes du secteur public reconnaissent que les nouvelles technologies peuvent les aider à mieux servir leurs citoyens, dans la majorité des cas (69%), les investissements sont effectués dans les nouvelles technologies avant même que la fonctionnalité des systèmes existants soit pleinement établie.
« Etant donné que le secteur public se focalise pour délivrer des services de haute qualité, il est important que les processus documentaires l’aident à interagir efficacement avec les citoyens. Il est donc primordial que les bonnes informations circulent de manière efficace et sécurisée entre les différents services. De plus en plus, le secteur public partage les informations sous forme électronique. Le Cloud joue donc un rôle central dans la transformation des documents du papier vers le numérique. En travaillant avec un expert en gestion documentaire pour permettre cette transition, le secteur public est assuré que l’information sera accessible à tous moments, dans le bon format et avec le support technique nécessaire, plutôt que d’entraver la circulation de l’information », poursuit Eric Gryson.
« Un des défis que rencontre le secteur public est d’arriver à trouver un équilibre entre rendre l’information accessible tant aux employés qu’aux citoyens et de protéger les informations confidentielles. Des examens réguliers des processus documentaires dans le secteur aideront à identifier les risques potentiels et les opportunités d’améliorer le partage de l’information de manière sécurisée », termine Eric Gryson.
Parmi les principales conclusions:
- 83% des fonctionnaires du service public disent qu’ils ont accès à certains des appareils dernier cri, tels que les smartphones et tablettes, mais que leur utilisation est entravée par des systèmes trop anciens.
- Il existe un fossé technologique entre le front office et le back office, ce qui entraîne un engorgement potentiel, une duplication des efforts, des retards dans l’accès aux informations en temps réel et des risques de sécurité.
- 83% des fonctionnaires du service public perdent un temps précieux à cause de pratiques de travail dépassées, ce qui les empêchent d’être aussi efficaces et productifs qu’ils ne le voudraient.
- Alors que 52% disent que la sécurité des informations est meilleure aujourd’hui qu’en 2009, seulement 44% peuvent confirmer que leurs processus documentaires sont sécurisés, par conséquent, le secteur public est exposé à des risques de fuites des données.
L’étude, intitulée Indice de Gouvernance Documentaire Ricoh 2012 et réalisée par Coleman Parkes en partenariat avec Ricoh, explique dans quelle mesure les entreprises européennes gèrent l’information, en particulier les processus documentaires critiques qui soutiennent des services tels que les finances, les ressources humaines et les achats. Les organisations interrogées sont actives dans les secteurs de l’éducation, du droit, de l’énergie, de la santé, du service public, de la distribution, de la production et des finances. L’étude révèle que, face aux défis d’une société qui utilise de moins en moins le papier et favorise une main d’œuvre mobile, la gestion de ces processus au sein et entre les organisations du secteur public est de plus en plus complexe.
A propos de l’Indice de Gouvernance Ricoh 2012
« Une nouvelle perspective : L’Indice de Gouvernance Documentaire Ricoh 2012 » est une étude mandatée par Ricoh Europe PLC et réalisée par le bureau d’étude indépendant Coleman Parkes Research. Elle fournit une vision nouvelle de la gestion documentaire en Europe tout en s’appuyant sur les résultats des précédents livres blancs de Ricoh (Indice de Gouvernance Documentaire Ricoh – 2009 et Indice de l’Efficacité des processus documentaires Ricoh – 2011). Cette étude s’intéresse spécifiquement aux processus documentaires critiques des entreprises – c’est-à-dire les interactions clés, régulières et répétitives qui prennent place en leur sein. Qu’ils représentent une charge documentaire importante ou non, ces processus ont un impact direct sur les relations commerciales entre les collaborateurs et les clients. Ils incluent des processus documentaires spécifiques au niveau des RH, de la gestion financière, du reporting, de la chaîne d’approvisionnement ou de la comptabilité.
1075 interviews ont été réalisées auprès de cadres supérieurs, directeurs et autres collaborateurs de grandes entreprises (+ de 1 000 employés), de moyennes entreprises (de 500 à 999 employés) et de petites entreprises (moins de 500 employés), en Belgique, en France, en Allemagne, en Italie, aux Pays-Bas, dans les Pays nordiques (Suède, Finlande, Norvège et Danemark), en Espagne, en Suisse, au Royaume-Uni et en Irlande. Ces organisations opèrent dans les secteurs de l’éducation, du juridique, des services publics, dans l’énergie, la santé, ou encore le secteur public, la distribution, la manufacture et les finances. Des entretiens approfondis ont également permis de recueillir l’opinion de cadres supérieurs pour mieux comprendre leurs méthodes de gestion des processus documentaires critiques.
source : ricoh.be