Suite à un appel d’offres, Ricoh Belgium s’est vu confier la modification de l’infrastructure interne du département des Ressources Humaines de Kind & Gezin. L’entreprise y a implémenté un système intégré pour la gestion documentaire, menant à une amélioration des processus et à une diminution des coûts. Tous les processus d’un dossier personnel sont aujourd’hui électroniques. A terme, le département des ressources humaines de Kind & Gezin travaillera alors uniquement de façon numérique. Un exemple que suivront certainement les autres services de Kind & Gezin.

Depuis déjà plus de 25 ans, Kind & Gezin vient en aide aux jeunes enfants et à leurs parents, une mission confiée à l’organisation par le gouvernement flamand. Ainsi, les jeunes parents connaissent Kind & Gezin notamment pour les soins préventifs de leurs enfants. Kind & Gezin contrôle également les garderies en Flandre. D’un point de vue organisationnel, Kind & Gezin est organisée en bureaux provinciaux pour la mise en œuvre de sa politique et dispose d’un siège central à Bruxelles. Tous ces services utilisent des imprimantes multifonctions (MFP) Ricoh depuis près de 20 ans. En 2010, la situation a changé. L’organisation souhaitait optimiser son parc d’imprimantes, mais fallait-il opter pour des machines mieux adaptées ou investir plutôt dans des solutions logicielles ? La seconde solution s’est alors imposée. L’objectif sous-jacent : arriver à un système intégré pour la gestion documentaire, menant à une amélioration des processus et une diminution des coûts. Après une implémentation réussie, le dossier personnel électronique est aujourd’hui une réalité et l’intention est de bel et bien continuer sur cette voie de réussite.

Du matériel au logiciel
En 2010, Kind & Gezin optait pour un nouveau concept de bureau ouvert et flexible. L’organisation s’est alors adressée à Ricoh pour dresser un audit de son parc d’imprimantes de l’époque. Ce partenariat faisait suite à un appel d’offres. Tout en faisant cette analyse, Ricoh a suggéré de passer par des applications logicielles pour les processus digitaux. Le projet s’est accéléré lorsque Kind & Gezin a voulu optimaliser ses fonctions de soutien - comme la GRH - afin de réaliser des gains en efficacité. L’organisation voulait en outre réduire la montagne de papier de toutes sortes qui la submergeait. Le projet a finalement été divisé en 4 phases, réalisées en 2011 et 2012 :

• Une analyse de l’optimisation des parcs d’imprimantes
• L’installation de logiciels sur les appareils
• La création du dossier personnel numérique via Sharepoint
• La numérisation des archives afin de créer un dossier personnel complètement numérique

 
One stop shopping
« Nous avons très rapidement analysé les besoins de Kind & Gezin, et sur cette base, nous avons pu proposer une solution pragmatique », souligne Eric Gryson, CEO de Ricoh Belgium et Luxembourg. « Nous disposons en effet de notre propre division Managed Document Services (MDS), spécialisée dans l’analyse des flux documentaires ainsi que dans le développement et l’implémentation d’applications logicielles pour la gestion des documents. De plus, Ricoh travaille avec une personne de contact fixe, un single point of contact, ce qui a également renforcé le lien avec le client. Ricoh était donc un partenaire à part entière qui possédait les connaissances nécessaires pour soutenir la réalisation du projet de Kind & Gezin. »

« Pour Kind & Gezin, la valeur ajoutée de Ricoh réside clairement dans les possibilités d’intégration. Ricoh nous a proposé une solution globale, du matériel au logiciel avec même des moyens d’externalisation. Ce ‘one stop shopping’ assure une coopération harmonieuse et axée sur les résultats », déclare Johan Behets, Kind & Gezin.

Parc d’imprimantes plus économique et résolument tourné vers l’avenir
Dans la première phase du projet, le parc d’imprimantes existant a été totalement repris en main. Le nombre d’appareils a été réduit de moitié et unifié. Tous les appareils sont désormais connectés en réseau de sorte que les imprimantes des groupes de travail peuvent être partagées. L’accent a été mis sur les MFP afin que le scanning ouvre la voie à la gestion documentaire dans une phase future. Grâce aux nouvelles technologies peu énergivores et écologiques ainsi qu’aux logiciels adaptés (par exemple l’accès à l’imprimante via un code personnel), les coûts d’impression ont fortement diminué.

De la fragmentation à la gestion centralisée
Après l’installation des imprimantes et des logiciels, la transition vers les processus digitaux et la gestion documentaire était l’étape suivante. Le premier projet a été de sélectionner les dossiers personnels, souvent remplis d’innombrables documents papier. La gestion centralisée des dossiers personnels par un département de ressources humaines unifié n’était jusqu’alors pas possible à cause d’armoires remplies de classeurs. Kind & Gezin ne comptait qu’un simple département RH administratif pour toutes les provinces, mais les collaborateurs RH continuaient de travailler chacun dans leur propre province.

Afin de rassembler tous les documents dans un environnement virtuel, l’information devait être regroupée de sorte que tout le monde puisse y avoir accès et cela à partir de n’importe quel endroit. Ainsi les erreurs étaient réduites et le service fonctionnait de manière plus efficace.

La fin des armoires à archives
Concrètement, tous les processus d’un dossier personnel sont aujourd’hui électroniques. Les nouveaux documents sont parfois uniquement disponibles sous forme électronique alors que les documents papier sont numérisés et gérés de manière centralisée. Ceci est rendu possible grâce à la solution Sharepoint qui s’adapte parfaitement à la structure IT existante au sein de Kind & Gezin. Cependant, afin d’obtenir un dossier totalement électronique, les archives doivent également être numérisées. A nouveau, Ricoh a la solution : un département spécialisé de la société s’occupe de traiter, numériser et encoder tous les dossiers (environ 1.400 dossiers de 300 pages chacun). Une fois cette opération terminée, le département des ressources humaines de Kind & Gezin travaillera alors uniquement de façon numérique et montrera ainsi la voie aux autres services pour qu’ils suivent le même exemple.

Résultats

• Le nombre d’appareils a diminué de moitié.
• Les MFP sont liées à la gestion documentaire.
• 1 dossier personnel centralisé et électronique, consultable par toutes les provinces.
• Plus d’archives papier.
• Processus plus rapides, moins d’erreurs.
• Economie des coûts annuels. 

source : ricoh.be