Manage - Commune du Hainaut comptant un peu plus de 23.000 habitants et environ 9.900 ménages et commerces imposés – envoyait jusqu’il y a peu ses taxes aux citoyens manuellement… Un travail titanesque pour Philippe Hanard, Responsable du service des taxes, et surtout une énorme perte de temps et d’argent pour la commune. La situation ne pouvait plus durer et il fallait trouver une solution afin d’optimiser le processus d’envoi. Cliente de longue date pour son matériel d’impression, Manage s’est naturellement tournée vers Ricoh afin de voir comment celle-ci pouvait optimaliser la gestion du processus

6 jours par an
Chaque année, le responsable des taxes de la commune de Manage ne mettait pas moins de 6 jours pour envoyer les taxes. Deux pages recto-verso à imprimer, à plier, à mettre sous enveloppe et à affranchir… Près de 10.000 fois ! Ensuite, il devait aller plusieurs fois à 20km de là chez bPost à Gosselies afin de déposer les enveloppes dans des bacs grand format et peser la cargaison. L’affranchissement des lettres devait être payé en liquide.

Un mois après cette première étape, l’administration communale devait envoyer les rappels aux 1.500 à 2.000 personnes qui ne s’étaient pas encore acquittés de leurs impôts. Deux nouvelles journées perdues. Encore un mois plus tard, c’était au tour des recommandés pour les derniers retardataires. Durant cette étape, l’employé communal devait cette-fois imprimer des étiquettes qui devaient être collées sur chaque enveloppe. Un jour de plus où il aurait pu faire autre chose.

En tout, l’envoi des taxes, rappels et recommandés nécessitait 6 journées entières de travail auxquelles venaient s’ajouter les frais d’impression, l’achat des enveloppes, la mise sous pli manuelle, l’essence pour le transport des lettres, les coûts d’affranchissement... En deux mots : chronophage et dispendieux.

Automatisation des processus
Ricoh, fournisseur de longue date pour la commune de Manage a proposé la mise en place de deux solutions pour faire gagner du temps et réduire tous les coûts : Easy Tax Sending et Click & Post. Le résultat ? Régler l’envoi des taxes en un clic de souris, c’est aujourd’hui une réalité pour Philippe Hanard. Grâce à l’outsourcing, les taxes sont imprimées en masse, pliées, mises sous enveloppe et automatiquement affranchies avant d’être envoyées dans le circuit postal. Tout le processus est pris en charge par Ricoh dans ses installations.

Pour la sécurité et la flexibilité, le système Mail ID a été installé. Ce dernier permet d’associer les coordonnées des destinataires à un code-barres, ce qui garantit la confidentialité des destinataires ainsi que la distribution au niveau du centre de tri.

De même, pour l’envoi des rappels et des recommandés, la procédure a été réduite à un simple clic de souris. Click & Post est une plate-forme multi-canaux qui permet d’optimaliser l’envoi de documents que ce soit par courrier, courriel, SMS ou fax, partout et en toute sécurité́, depuis un pc, un laptop, un smartphone ou même une tablette. Il suffit de télécharger un modèle de document sur la plate-forme qui sera ensuite personnalisé avec les coordonnés des citoyens. Après approbation par le responsable communal, les étapes suivantes sont alors prises en charge par Ricoh : impression, mise sous enveloppe, affranchissement et dépôt dans un centre de tri de bPost. Pour les recommandés, il suffit de cocher l’option « lettre recommandée » et c’est envoyé