Ricoh souhaite partager de nouvelles données issues de son livre blanc sur la gouvernance documentaire et l’impact des technologies sur le traitement de l’information. Cette étude révèle que, contrairement à d’autres secteurs, les administrations publiques arrivent en tête dans l’adoption de nouvelles technologies (le cloud, les smartphones ou les tablettes) pour le partage de documents [1]. Toutefois 52 % de leurs employés déclarent que le cloud a complexifié la gouvernance documentaire. Ricoh démontre ainsi comment la croissance du volume des documents numériques et de la population mobile complexifie le partage de l’information au sein des administrations. 
 
”Il semblerait que les administrations n’exploitent pas complètement les bénéfices, que sont la facilité d’accès à l’information, l’amélioration du partage des connaissances et de la flexibilité commerciale, offerts par le cloud computing. Ceci pourrait être lié au fait que les processus documentaires sont déconnectés les uns des autres. Ainsi, l’on étudie séparément les processus, la technologie et les usages des collaborateurs au lieu de les considérer équitablement et de façon homogène,” déclare Enrique Calabuig, Directeur Général de Ricoh France.
 
Le livre blanc Ricoh démontre que 47 % des administrations et collectivités du secteur public se servent du cloud pour le partage de documents et 71 % pour l’accès aux données à distance. Bien que ces dernières reconnaissent volontiers que les nouvelles technologies contribuent à améliorer la satisfaction des besoins de leurs citoyens, dans la plupart des cas (69 %), elles investissent dans les nouvelles technologies avant même que les systèmes en place soient totalement fonctionnels.
 
Enrique Calabuig poursuit: “Les administrations cherchent à fournir des services de qualité. Il est donc important que leurs processus documentaires les accompagnent dans cette démarche d’engagement vis-à-vis de leur collectivité. Ceci ne peut se réaliser qu’au travers d’un partage précis, sécurisé et efficace des informations entre les départements. De plus en plus, on attend des administrations que les informations soient transmises de façon électronique, le cloud jouant un rôle clé dans la migration des documents du format papier au numérique. En collaborant avec un expert en gestion documentaire pour assurer la transformation, les administrations s’assurent de l’accessibilité de leurs données à tout moment et au bon format, grâce à la mise en œuvre d’une technologie adaptée qui supportera le flux d’information ».
 
“L’un des défis majeurs du secteur public consiste donc à assurer l’équilibre entre rendre l’information accessible aux collaborateurs, comme à la collectivité, et protéger les données confidentielles. Pour ce faire, la révision régulière des processus documentaires favorise l’identification de risques potentiels ainsi que les opportunités pour améliorer la sécurisation du partage de l’information », conclut Enrique Calabuig. 
  

Résultats clés du livre blanc :

- 83 % des administrations déclarent avoir accès à des équipements dernier cri (smartphones, tablettes etc…), mais l’utilisation de ces périphériques est freinée par le système existant au sein même de l'organisation.
- Il existe un écart entre les technologies fournies au front office et au back office et qui est à l’origine d’embouteillages, de doublons potentiels, ou encore d’accès retardé à l’information et de failles de sécurité.
- 83 % des employés des administrations admettent que leur efficacité est entravée par des méthodes de travail obsolètes.
- Bien que 52 % d’entre eux estiment que l’information est aujourd’hui plus sécurisée qu’en 2009, seulement 44 % des répondants sont en mesure d’affirmer que leurs processus documentaires sont sécurisés. Les administrations sont donc exposées à des risques importants de fuite de données.  

source : ricoh.fr