Les données circulent de plus en plus rapidement tant à l'intérieur qu'à l'extérieur des entreprises confrontées non seulement à la gestion des données actives mais aussi à leur archivage. Quelles sont les données utiles au quotidien, quelles sont celles à archiver ou à supprimer avec en toile de fond les risques de contrôles institutionnels mais aussi ceux de perte de ces données ou encore de divulgation de data/documents confidentiels ? La gestion documentaire est devenue un véritable enjeu pour les entreprises qui doivent mettre en œuvre des stratégies globales avec un double objectif de gestion/contrôle et d'archivage.

La gouvernance documentaire

La gouvernance documentaire doit mettre en place une gestion des flux de documents en tenant compte de leur valeur stratégique et économique. Il est prouvé que dans les entreprises plus de 20 % du temps est consacré à la recherche de documents dispersés entre les services/les hommes/l'archivage (dématérialisé dans un cloud ou matériel sur papier) et 5% de leur chiffre d'affaires sont gaspillés par la mauvaise gestion de ceux-ci. Si les documents ont une valeur économique directement quantifiable ils peuvent également avoir une valeur indirecte liée à la protection même de l'entreprise ou à la sécurisation des données dans le respect des lois. La gouvernance documentaire revêt donc bien un caractère stratégique et économique pour les entreprises. On compte qu'il faut environ 18 mois à 2 ans à un bon gestionnaire pour répertorier, classer, archiver et mettre en place un flux de documents sécurisé et rigoureux au sein de l'entreprise. Un tel travail demande des qualifications administratives et juridiques ainsi qu'une parfaite connaissance de l'entreprise, une grande rigueur et une capacité de recul exceptionnelle. Actuellement ces emplois ne sont absolument pas valorisés et proposer à un bac + 5 un poste aux archives n'est pas attractif même si dans la réalité il s'avère être un poste clé. C'est pourquoi de nombreuses entreprises, grands groupes ou PME, choisissent de se tourner vers des sociétés spécialisées pour externaliser ces services indispensables.

L'externalisation documentaire : les services proposés

Comme on l'a vu ci-dessus la gestion des données et de l'archivage revêt un caractère essentiel et nécessite une réflexion globale pour cerner les attentes et les besoins de l'entreprise. En effet, même si toutes les entreprises sont soumises aux mêmes lois générales concernant la conservation des documents et la production de ceux–ci en cas de contrôle, tous les corps de métiers n'ont pas les mêmes contraintes en termes de gestion de ceux-ci, de conservation/consultation…C'est pourquoi les sociétés spécialisées offrent un panel complet de solutions clés en main allant des plus simples aux plus complexes pour les documents papier comme pour les données dématérialisées. Les principaux services recensés chez les prestataires de gestion et stockage des données sont les suivants :

1) Audit et conseil en gestion documentaire

C'est le premier des services que doivent apporter les sociétés de stockage des données : auditer l'entreprise pour lui apporter les solutions appropriées et répondre à un besoin spécifique.

2) La conservation de documents

Différentes formules sont proposées en fonction de l'emballage qui peut être effectué par l'entreprise elle-même ou le prestataire de services. Les documents sont conservés sur des sites sécurisés et peuvent vous être restitués à la demande. La facturation sera alors établie au prorata de l'espace occupé. Cette solution présente l'avantage pour l'entreprise de ne pas immobiliser de lieu dédié à l'archivage tout en profitant d'une sécurité maximum. Par exemple, la conservation des documents avec Iron Mountain comprendra une numérisation sélective qui permettra de maximiser la sécurisation de certains documents.

3) La conservation de documents actifs

Cette gestion peut se faire de deux façons: en interne lorsque les prestataires de services aident l'entreprise à implanter des programmes de gestion sur site ; en externe avec une solution de rayonnage ouvert où sont classés les documents après avoir été dotés d'un code barres facilitant leur récupération pour les numériser et les transmettre via des portails en ligne.

4) Des solutions sur mesure

qui permettent à l'entreprise de moduler sa demande en fonction de ses besoins et qui peuvent intégrer l'ensemble de la chaîne depuis le tri, jusqu'à la destruction sécurisée des documents en passant par leur classement, indexation, numérisation...

5) La numérisation des documents utiles

voire la numérisation totale de vos archives qui pourront ainsi être conservées sur bandes ou dans un cloud pour une consultation facile.

6) La sauvegarde en ligne sur site distant

et la récupération de données notamment après des sinistres.

Longtemps considéré comme une tâche annexe, l'archivage était traditionnellement dévolu dans les grands groupes à des personnes qu'on mettait « au placard ». Il est aujourd'hui partie intégrante de la gestion documentaire et devient l'affaire de spécialistes qui savent aussi bien mettre en œuvre des solutions traditionnelles que des solutions à la pointe du progrès comme le cloud ou la gestion et la protection de nom de domaine.

Pour découvrir les normes en matière d'archivage numérique, rendez-vous sur le site de la FEDISA.

source : navi-mag.com