Cela passe par la conception d’équipements performants, la mise en place de services facilitant l’enseignement à distance et l’optimisation des ressources disponibles. Selon une étude menée par leEconomist Intelligence Unit (EIU) et parrainée par Ricoh Europe, 98% des dirigeants de l’Education en Europe ont révélé être sous pression pour s’adapter à des changements bien plus rapides que ceux opérés ces trois dernières années.
Par ailleurs, la Commission européenne qui prévoit que d’ici 2030, 414 millions d’étudiants à travers le monde s’inscriront dans un établissement d’enseignement supérieur, avance que 90% des emplois européens feront appel à des compétences numériques dans un futur proche. On comprend mieux la pression qui pèse sur les épaules des dirigeants européens, ces derniers devant adapter leurs opérations ainsi que leurs systèmes de formation le plus vite possible.
Afin d’attirer les étudiants tout en restant compétitifs face aux institutions similaires et à l’émergence des cours en ligne (MOOC, Massive Open Online Courses), les établissements d’enseignement supérieur doivent moderniser leur environnement de travail. Pour cela, ils doivent non seulement profiter des dernières avancées technologiques, mais surtout optimiser l’ensemble de leurs opérations back-office.
Les leaders européens du secteur sont d’accord. Au cours de l’enquête menée par l’EIU, The Challenge of Speed, il a été demandé aux personnes interrogées d’identifier les zones où le changement s’avérait nécessaire. La plupart des réponses concernaient le back office : l’amélioration des processus est la réponse revenant le plus souvent (44%), suivie du recrutement de nouveau personnel (42%) et de l’adoption de nouvelles technologies (40%).
Il est temps pourle centre de reprographie libre-servicede se démarquer et devenir le point central qui optimise les processus métier. Une communication ciblée peut s’avérer déterminante pour la première impression et attirer de nouveaux étudiants. Cela peut aller des brochures personnalisées pour chaque étudiant, générées via un formulaire en ligne, aux communications multicanal. Les étudiants potentiels reçoivent par la suite des informations en lien avec leurs centres d’intérêts : ils savent où pratiquer leurs activités extra scolaires favorites, où se produiront leurs artistes préférés, etc.
Les informations obtenues peuvent également servir à de plus vastes campagnes de communication (communications ciblées ou campagnes intégrées), faciliter les communications de dernière minute sur des questions d’actualité ou encore mettre à jour des informations sur les cours. Tout cela dans le but de créer des relations durables avec les étudiants.
Les établissements d’enseignement supérieur peuvent également simplifier la diffusion de l’information à la demande par le biais d’un logiciel et ainsi rationaliser leurs besoins d’impression. Graham Moore affirme que “Les professeurs ne sont plus obligés d’imprimer eux-mêmes leurs supports de cours. Désormais, il leur suffit de charger leurs supports sur un portail en ligne et d’envoyer un lien aux étudiants, qui les téléchargeront sur leur tablette ou leur périphérique mobile. Les publications et informations pertinentes peuvent ainsi être transmises en flux tendu, alliant rentabilité et efficacité. Les professeurs ont donc plus de temps à consacrer à leurs étudiants et à la dimension pédagogique de leur mission. »
Avec autant d’avantages, pourquoi ce système peine-t-il à se généraliser ? Les dirigeants du secteur de l’éducation mettent en avant deux éléments : la difficulté à recruter du personnel, des divisions commerciales, les moyens permettant d’adopter une approche commune (44%) mais également les processus de décision bureaucratique (35%).
Une communication fluide et réactive permettrait de résoudre ses problèmes. Il suffirait par exemple de relier l’administration back-office à de nombreuses sources de données pour faciliter et accélérer le système de facturation. Il serait également possible de créer un portail internet pour partager des informations, suivre ou mettre à jour les dernières actualités de l’université.
Avec un système de services complet, le centre de reprographie libre-servicepourra non seulement accompagner les établissements dans leur évolution mais aussiparticiper activement au changement. Il est en mesure d’accélérer le développement des établissements scolaires grâce à l’amélioration des communications critiques, une bonne gestion des données, ainsi qu’une meilleure visibilité de l’information. Dans cette nouvelle ère du numérique, il peut donner un nouvel élan au secteur de l’éducation, en instaurant et en soutenant un changement durable.