Les groupes de discussion indépendants paneuropéens¹, dirigés par IDC, l'une des plus influentes sociétés d'analyse de marché, révèlent que les DSI reconnaissent la nécessité de gérer plus efficacement les informations et les documents dans toutes les divisions de l'entreprise. Toutefois, ils n'ont pas expliqué clairement le moyen d'y parvenir.
Selon les prévisions d'IDC, les informations numériques auront été multipliées par 20 d'ici 2020. Cependant, le nombre de collaborateurs chargés de leur gestion aura été multiplié seulement par 1,42². Toujours selon IDC, une organisation comptant 1000 collaborateurs cadres perd 6 millions de dollars par an car les employés recherchent, recréent et reformatent les informations³.
Gestion du capital documentaire
Les groupes de discussion ont envisagé les méthodes les plus efficaces pour transformer l'information en un actif de valeur pour la société. La centralisation de la gestion des documents a été citée, conjointement à la nécessité d'optimiser davantage les Managed Document Services. Suite à ces découvertes, Ricoh a établi cinq directives pour permettre au DSI de gérer le flux d'information au sein de toutes les divisions de l'entreprise dans l'avenir.
Les cinq recommandations de Ricoh pour le DSI
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Assurer une orientation sur les individus et analyser le comportement de l'utilisateur final pour documenter le processus de prise de décision dans le domaine technologique.
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Gérer efficacement le processus de changement afin que les investissements soient protégés et optimisés.
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Se concentrer sur l'optimisation du processus documentaire pour générer le meilleur rendement du capital investi et répondre aux préoccupations du Directeur Financier.
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Travailler avec des fournisseurs qui offrent une gouvernance continue, et pas seulement une structure "déployer et partir" ; créer de véritables partenariats avec les fournisseurs, une relation commerciale correcte avec une vision à long terme de la direction prise par l'entreprise.
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Mettre en œuvre une technologie d'excellence ; la technologie déployée doit être pérenne et sécurisée ; l'innovation doit être orientée vers le client.