Pourtant, la majorité d'entre elles reconnaît le pouvoir de transformation des nouvelles technologies, qui peuvent les rendre plus flexibles dans un marché qui évolue rapidement. Les conclusions de cette recherche mettent en lumière l'écart qui existe entre l'approche des entreprises vis-à-vis des technologies et la manière dont elles gèrent leurs processus documentaires sensibles.
Cette étude, qui constitue la deuxième partie de l'Indice de gouvernance documentaire de Ricoh 2012, montre qu’en dépit des affirmations des entreprises européennes, selon lesquelles les nouveaux équipements tels que les smartphones et les tablettes facilitent la gestion des processus documentaires sensibles, la plupart d’entre elles ne sont pas en mesure de maximiser ces technologies parce que leurs systèmes de back office ne peuvent pas les prendre complètement en charge. Elle montre aussi à quel point ces nouvelles technologies peuvent être tentantes : 78 % des dirigeants d'entreprise admettent investir dans ce domaine avant de maîtriser parfaitement les fonctionnalités de leurs systèmes existants. L'étude met également au jour la différence qui existe entre front office et back office en matière d'investissements technologiques : nombre d'entreprises équipent prioritairement le front office de nouvelles technologies mais ne parviennent pas à les intégrer au back office. Cette approche disjointe de la gestion des processus peut avoir des répercussions sur les processus documentaires et engendrer différents risques : engorgements, multiplication inutile des efforts et risque pour la sécurité.
Intégrer le back office avec le front office
« Que les entreprises considèrent les tablettes et les smartphones comme les outils professionnels de l'avenir ou comme des outils qui seront dépassés par la prochaine vague d'innovations, il est clair que la technologie va continuer à stimuler des changements qui donneront lieu à de nouvelles méthodes de travail et de communication. Pour les entreprises, le défi réside dans la nécessité de planifier à long terme et de faire en sorte que tous les membres de l'organisation soient du voyage, en même temps. Cela signifie qu'il faut accomplir l'intégration du back office avec le front office, relier les personnes et les informations et faire en sorte que la collaboration et le partage harmonieux des connaissances soient possibles à travers toute l'organisation », déclare Eric Gryson, CEO de Ricoh Belgium et Luxembourg.
Selon l'étude, le Cloud suscite également une certaine perplexité : comment l'utiliser au mieux et en faire bénéficier l'entreprise ? 70 % des entreprises européennes se servent du Cloud pour avoir un accès mobile aux processus documentaires, mais seuls 50 % pensent que cette technologie facilite la gestion de leurs processus documentaires. Ceci illustre le manque de planification des dirigeants : ils investissent dans le Cloud sans avoir mis en place les structures qui permettront d'en tirer les améliorations désirées. Cela signifie en outre que quantité d'entreprises ne bénéficieront pas de l'impulsion annuelle de 160 milliards d'euros prévue par la Commission européenne, selon laquelle cette technologie contribuera au PIB de l'Union européenne d'ici 2020.
Et Eric Gryson de conclure : « Les entreprises européennes doivent se mettre à évaluer, dès à présent et en une seule et unique démarche, leurs processus sensibles et leurs technologies pour maximiser autant que possible leur fonctionnement. Une compréhension approfondie de la manière dont les processus documentaires critiques fonctionnent (notamment la circulation des informations à travers une entreprise et le rôle de la technologie pour assurer la fluidité de ces mouvements) est cruciale pour appréhender les problèmes comme il convient et identifier des solutions. L'innovation technologique va continuer à un rythme sans précédent, et les entreprises doivent réagir maintenant pour rester en tête de leur marché. »
L'étude a été mandatée par Ricoh et réalisée par Coleman Parkes à partir de 1 075 entretiens avec des cadres supérieurs, des directeurs et d'autres collaborateurs en Europe. Elle constitue la deuxième partie d'une série d'articles qui analysent la manière dont les entreprises relient leurs processus documentaires sensibles à leur technologie et aux employés pour devenir des entreprises connectées.
source : ricoh.be