Une nouvelle étude publiée aujourd’hui par Ricoh Europe révèle que les dirigeants d’entreprise ne savent pas réellement organiser la mise à jour et les améliorations de leurs processus documentaires en tenant compte des changements technologiques. Face au challenge supplémentaire que représente la gestion d'un personnel aux profils de plus en plus diversifiés, 40% des entreprises craignent de perdre leur avantage concurrentiel. Les entreprises ont plus que jamais besoin d’optimiser leurs processus documentaires sensibles.

Quelques chiffres marquants de l’Indice de Gouvernance documentaire Ricoh 2012:

• 82% des employés pensent que leurs méthodes de travail ne sont plus adaptées et qu’elles constituent un obstacle à leur efficacité. Sur le long terme, leur capacité à générer des revenus et des bénéfices, mais aussi à répondre aux besoins des clients en sera affectée. 
• 93 % des cadres dirigeants déclarent que les avis des collaborateurs sont recueillis régulièrement et que des formations sont assurées, contre 77 % des collaborateurs. Les entreprises se privent donc d’une réelle opportunité d’en apprendre davantage sur la manière dont leurs salariés s’approprient une nouveauté et si elle convient aux usages de l’entreprise. 
• 4 entreprises sur 5 disposent des technologies les plus avancées mais ne les utilisent pas de façon optimale. 79% des entreprises européennes ne sont pas en mesure de maximiser leur technologie à cause de l’obsolescence des systèmes. 
• 70 % des entreprises européennes se servent du Cloud pour avoir un accès mobile aux processus documentaires, mais seuls 50 % pensent que cette technologie facilite la gestion de leurs processus documentaires. 
• 78 % des dirigeants d'entreprise admettent investir dans de nouvelles technologies avant de maîtriser parfaitement les fonctionnalités de leurs systèmes existants. Ces entreprises gaspillent donc de l'argent pour de nouveaux « gadgets » au lieu d'exploiter pleinement l’existant pour acquérir un avantage concurrentiel. 
• 1 entreprise sur 5 a des difficultés à partager l’information efficacement et 2 entreprises sur 5 déclarent que leurs processus documentaires sont plus efficaces qu’en 2009. 
• Pour près d’un quart des dirigeants, les données sont moins bien sécurisées de nos jours qu’’il y a trois ans. En effet, 50% des dirigeants sont exposés à un risque de non-conformité et à des fuites de données. 
• 39% des chefs d’entreprise estiment qu’ils ont résolu la problématique environnementale liée à la gestion de leurs processus documentaires. Pour 22% d’entre eux, ce problème s’est aggravé au cours des trois dernières années. 
• Près de 25 % des dirigeants déclarent que l'efficacité de leurs processus documentaires s'est dégradée depuis 2009 et que cela peut s'expliquer par le décalage existant entre les technologies utilisées par le front office et le back office.

Les solutions par rapport aux chiffres cités se retrouvent dans la quatrième partie du livre blanc de la série à propos de l’Indice de Gouvernance documentaire Ricoh 2012, réalisée par Coleman Parkes Research pour Ricoh. Elle permet de mieux comprendre les challenges auxquels sont confrontés les dirigeants d’entreprise. Elle inclut des conseils pour gérer avec efficacité les processus documentaires sensibles en tenant compte des changements technologiques et simultanément impliquer les employés dans l’évolution du lieu de travail.

Les dirigeants des entreprises européennes reconnaissent le rôle important joué par des processus documentaires accessibles en tout point à tout moment, capables d’attirer et de fidéliser les clients, de répondre aux exigences réglementaires, de faciliter les transactions financières dans toute l’entreprise. Mais nombre d’entre eux n’ont pas pu intégrer les changements rapides de la technologie et des méthodes de travail dans les processus documentaires existants. Par conséquent, les systèmes ne sont pas toujours connectés, les données sont souvent mal structurées, et les employés ne peuvent pas accéder à des informations sensibles alors même que le besoin est crucial.

4 conseils pour résoudre le casse-tête des priorités des processus
Ricoh conseille 4 conseils aux dirigeants afin de garantir l'interconnectivité des processus documentaires et de répondre aux besoins de leurs activités aujourd’hui et demain : 

• En Europe, les dirigeants d’entreprise devraient s’impliquer davantage dans les processus documentaires. La création, le partage et l’utilisation des informations à tous les niveaux de l’entreprise ont besoin de leur supervision. 
• Ils devraient envisager de travailler avec un expert pour assembler les pièces du casse-tête. Il n’est pas possible d’évaluer et d’améliorer séparément les processus documentaires, la technologie de leur gestion et le personnel qui les utilise chaque jour. 
• L’implémentation de nouvelles méthodes de travail passe par une participation plus active des employés concernés. Comme ils utilisent ces processus tous les jours, il est indispensable de les consulter, d’agir en tenant compte de leur expérience et de leurs opinions, et de mettre en œuvre un programme de gestion du changement pour contrôler que toutes les améliorations donnent les résultats souhaités. 
• Un processus continu de gouvernance et d’amélioration est une nécessité absolue. Il permet d’identifier et d’éliminer les goulets d’étranglement restants, d’identifier et de reproduire les meilleures solutions dans toute l’entreprise.

Le casse-tête des priorités de gestion : et après ?
A l’avenir, pour garantir l’avenir de la compétitivité en Europe, les entreprises doivent disposer de processus entièrement connectés et se doter de stratégies permettant de mettre en relation les processus documentaires, la technologie et les pratiques professionnelles des employés.  « Les entreprises doivent mettre en place une méthode d’évaluation globale et continue qui garantira le fonctionnement harmonieux des processus et qui permettra de repérer les domaines à améliorer pour qu’ils puissent suivre le même rythme rapide que les évolutions technologiques.  Ainsi, les entreprises capables de maîtriser la gestion des processus documentaires sensibles sont ceux qui réussiront le mieux dans l’environnement professionnel de demain, qui sera de plus en plus global et rapide » explique Eric Gryson, CEO de Ricoh Belgium et Luxembourg.

source : ricoh.be