Le dicton «Vous ne pouvez gérer ce que vous ne pouvez mesurer» n’a jamais été plus à propos. On a tendance à l’oublier, mais les périphériques de sortie, l’encre, le papier et l’énergie peuvent rapidement faire grimper les coûts des services administratifs.
Ricoh a élaboré une méthodologie pour mesurer les coûts de production de bout en bout afin d’offrir aux entreprises un jeu d’outils qui les aide à optimiser leurs périphériques.
Peu importe leur secteur d’activité, les entreprises sont à la recherche de nouveaux moyens de réduire les coûts des services administratifs sans compromettre la qualité du service ou la satisfaction de leurs clients. Le temps est venu de se pencher sur un calcul plus pointu des coûts d’impression et sur une gestion plus efficace de ceux-ci.
Les solutions de gestion des coûts de production de Ricoh comportent une variété d’options personnalisées pour aider les utilisateurs à tirer le maximum des ressources en place. En aidant les employés à déterminer le périphérique idéal et les meilleurs paramètres pour chaque travail, Ricoh permet aux organisations d’optimiser les volumes, la qualité et les coûts d’impression.
Chaque engagement en matière de gestion des coûts de production commence par une évaluation destinée à mesurer les volumes du parc de périphériques, le ratio utilisateur-appareil, le flux des travaux et les applications courantes. Une fois ces données en main, Ricoh travaille avec l’organisation à mettre au point des outils adaptés au routage des travaux d’impression,
au contrôle de l’accès et à la réduction du gaspillage, à la répartition et à la rétrofacturation des coûts de production et enfin à la centralisation des rapports et à la gestion de l’environnement de production.
Solutions de gestion des coûts d’impression
Calculer et gérer les coûts de production
L’absence de gestion des parcs de périphériques et la méconnaissance de l’utilisation qui en est faite se traduisent par une augmentation, souvent injustifiée, des dépenses d’impression. Avec un meilleur contrôle des coûts réels d’impression, un jeu d’outils pour optimiser l’utilisation des périphériques et l’adaptation des capacités de gestion pour inciter les utilisateurs à changer leurs habitudes, Ricoh peut aider les organisations à mieux quantifier et gérer la production dans l’entreprise.
Centraliser la gestion de la production
Il existe plusieurs grands parcs d’imprimantes, de photocopieurs et de numériseurs décentralisés. Souvent, ces parcs sont gérés par les divers services, unités opérationnelles ou emplacements de l’entreprise. Ricoh peut aider les organisations à personnaliser certains outils pour gérer les utilisateurs et les périphériques au moyen d’une seule application, ce qui permet d’analyser plus facilement et plus rapidement l’utilisation des périphériques et les coûts, tant à l’échelle de l’utilisateur, que du service et de l’entreprise.
Optimiser l’utilisation
Les solutions de gestion de la production de Ricoh comportent des outils pour s’assurer que les travaux d’impression sont acheminés au périphérique de sortie le plus économique. D’autres solutions mettent la technologie à profit pour favoriser l’impression recto verso et l’impression noir et blanc par défaut afin de réduire les coûts, une page à la fois, jour après jour. Ricoh offre aussi des outils pour identifier les utilisateurs et leur permettre d’imprimer à partir d’une file d’attente « en suspens ». Cette approche aide en outre à réduire les impressions perdues qui résultent d’une pratique répandue selon laquelle les gens demandent des copies qu’ils ne viendront jamais récupérer.
Contrôler les coûts
Lorsqu’elle dispose d’un meilleur contrôle des coûts réels d’impression, une organisation est en mesure de réduire ses coûts sans compromettre la qualité ou le service. Avec le temps, ces solutions rendent la gestion des budgets d’impression plus efficace.
Dans les grandes organisations très diversifiées, ou dans celles qui dépendent de l’impression pour le service à la clientèle, la capacité d’impartir et de recouvrer les coûts est essentielle. Les solutions de gestion des coûts de production comprennent des outils permettant de verrouiller certaines fonctions de l’appareil et d’accorder des autorisations selon les cartes d’identité des employés. En outre, Ricoh peut aider l’entreprise à calculer et à refacturer les coûts d’impression par centre de coûts ou par client.